Näin suunnittelet ja toteutat onnistuneen työhaastattelun

Tärkeä esimiehen tai asiantuntijan rekrytointi edessä ja kalenteri täynnä työhaastatteluita? Moni esimies rekrytoi vain muutaman kerran vuodessa tai jopa koko esimiesurallaan, mutta pidempikään kokemus ei aina takaa onnistunutta työhaastattelua.

Moni selaa CV:n hätäisesti läpi juuri ennen haastattelua ja päätyy kyselemään haastattelussa itsestäänselvyyksiä. Oli rekrytointeja alla kuinka paljon tahansa, työhaastatteluun kannattaa aina suhtautua korvaamattomana tiedonhankintakanavana – ja myös valmistautua sen mukaisesti.

Harva esimies on kylmiltään paras mahdollinen haastattelija. Siksi on tärkeää, että rekrytoija ja koko organisaatio varautuvat tulevaisuuden tarpeisiin ajoissa ennen kuin paniikkinappula alkaa vilkkua punaisena.

Näin suunnittelet ja toteutat onnistuneen työhaastattelun

Monella alalla asiantuntijoiden, esimiesten ja keskijohdon rekrytointeja hankaloittaa se, että osaajista on jo valmiiksi huutava pula. Ei ole lainkaan tavatonta, että esimerkiksi neljästä lupaavasta projektipäällikkökandidaatista kolme on jo napattu muualle, kun varsinaiselle haastattelukierrokselle viimein päästään.

Miten tällaisessa työmarkkinatilanteessa sitten tehdään onnistunut rekrytointi? Tärkeintä on huolellinen kartoitus ja suunnittelu ennen toimeen ryhtymistä.

Kun rekrytointiprosessia lähdetään suunnittelemaan, hyvä rekrytoija pysähtyy aivan ensin miettimään, mitkä ovat organisaation, yksikön ja toimenkuvan tavoitteet lyhyellä, keskipitkällä ja pitkällä aikavälillä. Vasta kun nämä tavoitteet ovat selvillä, kannattaa miettiä tarkemmin rekrytointiprosessin yksityiskohtia, kuten rekrytoinnin menetelmiä, haastattelutekniikoita ja haastattelukysymyksiä.

Aluksi: määrittele hakijaprofiili ja ydinkompetenssit

Määrittele hakijaprofiili ja avainkompetenssit heti rekrytointiprosessin alussa. Sen sijaan että listaisit toimenkuvaan liittymättömiä ominaisuuksia ja adjektiiveja, lähde liikkeelle siitä, mitä toimenkuvassa pitäisi saada aikaiseksi. Jos rekrytoitavana on vaikkapa myyntiryhmän vetäjä teknisen tukkukaupan yritykseen, kannattaa ottaa huomioon ainakin seuraavat asiat:

1. Mihin suuntaan oma toimiala on menossa?
2. Mihin suuntaan asiakkaiden toimialat ovat menossa?
3. Minkä tyyppistä osaamista ja johtamista tehtävässä tarvitaan?

Määrittele sitten näiden kolmen osa-alueen pohjalta toimenkuvan liittyvät avainkompetenssit (noin 4–7 kpl), jotka ovat kriittisiä menestystekijöitä tulevalle myynnin esimiehelle. Voit valita jokaista kolmea osa-aluetta kohden esimerkiksi kaksi kompetenssia, joiden pohjalta kysymykset mietitään.

Tässä tapauksessa avainkompetensseja voisivat olla esimerkiksi ihmisten johtaminen eli myyntiryhmän ohjaaminen kohti tuloksia, strateginen suunnittelu, analyyttinen ja liiketaloudellinen ajattelu sekä kyky tehdä nopeita päätöksiä muuttuvissa tilanteissa.

Valitse haastattelumenetelmä. Ei ole olemassa yhtä ainoaa oikeaa haastattelutapaa, mutta toimihenkilö-, asiantuntija- ja esimiestason rekrytoinneille sopii yleensä parhaiten kompetenssipohjainen haastattelumenetelmä. Sen avulla tehtävässä tarvittavia osaamisalueita on mahdollista arvioida luotettavasti.

Ennen haastattelua: suunnittele kysymykset kompetenssien pohjalta

Kompetenssipohjainen haastattelurunko auttaa rekrytoivaa esimiestä selvittämään, onko hakijalla työn vaatimaa osaamista, kokemusta ja soveltuvaa työskentelyotetta. Parhaiten sen saa selville haastattelussa hakijan omaan kokemukseen liittyvien esimerkkien kautta. Suunnittele etukäteen. Huolellisesti laadittu runko auttaa rekrytoivaa esimiestä myös välttämään rekrytoinnin pahimpia sudenkuoppia, kuten hyvän tyypin syndroomaa.

Muodosta kysymykset. Kun avainkompetenssit on määritelty, haastattelukysymysten muodostaminen on helppoa. Jokaisen kysymyksen tulisi pyrkiä arvioimaan tiettyä kompetenssia. Haastattelijan tärkein työkalu kysymysten suunnittelussa, haastattelutilanteessa ja arvioinnissa on valintamatriisi eli taulukko, johon ydinkompetenssit merkataan ja jonka avulla soveltuvuutta tehtävään on helppo arvioida.

Kompetenssipohjaisen haastattelun kysymykset ovat aina avoimia, mutta jos toimenkuva vaatii määriteltyä teknistä osaamista, ainoa tapa selvittää haastattelutilanteessa hakijan ymmärrystä on kysyä mahdollisimman suljettuja ja tarkkoja teknisiä kysymyksiä.

Oletko rekrytoimassa projektipäällikköä, myynnin esimiestä, HR-ammattilaista tai taloushallinnon asiantuntijaa? Lataa linkkien takaa rekrytoinnin tueksi kätevä työhaastattelun muistilista!

Haastattelun aikana: valmistaudu huolella ja pysy haastattelurungossa

Aloita perusasioilla. Aloita haastattelutilanne aina esittäytymisellä ja jatka pitämällä napakka esitys organisaatiosta ja työtehtävästä. Avaa samalla myös hieman keskipitkän ja pitkän tähtäimen tavoitteita ja strategioita. Hakijaa kiinnostaa nykyhetken lisäksi aina myös se, minne ollaan menossa.

Lämmittele vuorovaikutustilannetta. Aloita varsinainen haastattelu aina perusmuotoisilla kysymyksillä eli ns. motivaatiojaksolla sekä muutamilla täsmäkysymyksillä, joiden tehtävä on paitsi kerätä perustietoja hakijan taustasta, myös lämmitellä vuorovaikutustilannetta ja rakentaa luottamusta haastattelijan ja haastateltavan välille.

Pysy haastattelurungossa. On tärkeää, että haastattelurunko on kaikille hakijoille sama ja että haastattelija pysyy siinä koko haastattelun ajan. Ilman yhdenmukaisuutta hakijoiden keskinäinen vertailu ei onnistu. Muista siis tarvittaessa johdatella runsaasti puhuva haastateltava takaisin haastattelurungon äärelle äläkä anna haastateltavan ottaa johtoa tilanteessa.

Muista kuunnella. Hyvästäkään valmistautumisesta ei ole iloa, jos et osaa kuunnella aktiivisesti sitä, mitä haastateltava vastaa. Muodosta seuraava kysymys aina hakijan edellisten vastausten pohjalta – näin pystyt avaamaan teemaa mahdollisimman laajasti. Jatkokysymysten esittämistä helpottaa myös se, että olet tutustunut huolella hakemukseen ja ansioluetteloon ennen haastattelua.

Haastattelun lopuksi: yhteenveto ja tilaa kysymyksille

Vedä yhteen. Haastattelutilanteen lopuksi tee vielä muutaman minuutin yhteenveto hakijan vastauksista ja varmista, oletko ymmärtänyt hakijan sanomiset oikein. Samalla osoitat hakijalle kunnioitusta ja näytät kuunnelleesi tätä.

Jätä tilaa kysymyksille. Lopussa hakijalle tulisi jättää vielä mahdollisuus tarkentaa asioita ja kysyä omia kysymyksiä, jotka voivat parhaimmillaan kertoa paljonkin hakijan motivaatiotekijöistä Ihan viimeiseksi kannattaa myös kerätä palautetta haastattelusta molemmin puolin. Anna hakijalle palautetta esimerkiksi haastatteluun valmistautumisesta ja muista päättää palaute aina positiiviseen asiaan!

Arvioi hakija samantien. Heti haastattelun jälkeen on tärkeintä kirjoittaa haastattelumuistiinpanot ja arvioida hakijan kompetenssit. Tässä hyvänä apuna toimii aiemmin mainittu valintamatriisi, johon haastateltavan suoriutumista on helppo arvioida.

Suunnittele, valmistaudu ja tiedosta rekrytoinnin virhelähteet

Muista, että parhaimmillaan työhaastattelu on aina kahden kauppa – ei koskaan yksipuolinen arviointitilanne. Rekrytoinnissa on kyse osaamisen ostamisesta ja myymisestä. Myös hakija arvioi aina haastattelussa, haluaako antaa osaamisensa organisaation käyttöön.

Mitä harvinaisemmasta osaamisesta on kyse, sitä paremmin työnhakija yleensä tietää oman osaamisensa arvon. Siksi hakijakokemus näyttelee koko ajan tärkeämpää roolia työpaikan valinnassa varsinkin niillä aloilla ja niissä tehtävissä, joissa on osaamisvajetta ja siksi työnhakijan markkinat.

Valintapäätös ei siksi koskaan ole vain rekrytoijan käsissä, mutta valmistautumalla haastatteluun huolellisesti voit osoittaa hakijalle, että tämä on arvokas. Kun vielä lisäksi ennakoit organisaation osaamistarpeet ajoissa, tiedostat rekrytoinnin yleisimmät virhelähteet ja osallistat myös organisaation mahdollisuuksien mukaan rekrytointiprosessiin, on suuri todennäköisyys, että rekrytoinnin lopputulos on onnistunut!

Yllättikö rekrytointitarve? Lataa Tuloksellisen rekrytoinnin opas ja varmista onnistunut rekrytointi!

Johto- ja asiantuntijatason rekrytointipalvelut sekä suorahaun palvelut löydät täältä »