Mitä missä milloin – rekrytoinnin vaiheet ja menetelmät

Oikean henkilön löytämiseksi on päätettävä ajoissa, mikä rekrytointitapa tai minkä menetelmien yhdistelmä takaa onnistumisen. Kun rekrytoinnin tavoitteet on määritelty, haettavan henkilön profiili hahmoteltu ja hakuverkot heitetty veteen, alkaa parhaan mahdollisen ehdokkaan seulonta tehtävää hakeneiden henkilöiden joukosta. Yhä useammin soveltuvaa osaamista kalastellaan avoimen haun lisäksi myös verkostohaulla.  

Rekrytoinnin onnistumista on tutkittu ja mitattu laajalti. Yksi tunnetuimmista korrelaatioesityksistä on Corbridge & Pilbeamin alla kuvattu vertailu. Siinä on arvioitu yleisimmin käytettyjen valintamenetelmien korrelaatiota työssä menestymiseen.

Millä perusteella rekrytoinnin menetelmät valitaan?

Jokainen rekrytointi on erilainen, ja siten joka tilanteeseen soveltuvaa työkalupakkia on mahdotonta määritellä. Mitä useampaa menetelmää käytetään, sitä luotettavampi ja objektiivisempi kuva hakijan kyvyistä sekä soveltuvuudesta saadaan. Rekrytoinnin työkalupakin kokoamiseen vaikuttavat haettava profiili, rekrytoijan osaaminen eri menetelmissä, markkinoilla tarjolla olevien ehdokkaiden määrä sekä käytettävissä oleva aika ja budjetti.

Kun suunnittelu ja profiilin määrittely on tehty perusteellisesti ja alkukarsinta hoidettu hyvin, haastattelun tueksi valitaan kykyjä, taitoja ja työpersoonaa mittaavia menetelmiä. Työtaitotestit eli työtä simuloivat testit liittyvät suoraan haettavaan tehtävänkuvaan vaadittaviin taitoihin.

Rekrytointi on iso investointi yritykselle, ja jo siksi se kannattaa toteuttaa ammattimaisesti ja laadukkaasti. Epäonnistunut rekrytointi tulee aina kalliiksi hukkaan heitetyn ajan, väärän henkilön työsuhteen kustannusten, korvaavan rekrytoinnin sekä liiketoiminnalle aiheutuneen suoran ja epäsuoran haitan muodossa.

Hakemusten läpikäynti – mitä kannattaa etsiä?

Hakemusten läpikäynti alkaa esikarsinnalla, jossa tarkastellaan hakijoiden osaamista pääpiirteittäin suhteessa tehtävän vaatimuksiin. Esikarsinnan jälkeen on aika kääriä hihat ja tutustua perusteellisemmin alkukarsinnasta jäljellä olevien ehdokkaiden ansioluetteloihin sekä saatekirjeisiin.

Ansioluettelossa kannattaa keskittyä viimeisten 5–10 vuoden aikana kertyneeseen työkokemukseen. Onko työsuhteiden pituudessa jotain kysymyksiä herättävää? Onko henkilön urakehitys loogista ja osaamista kasvattavaa? Löytyykö ansioluettelosta punainen lanka vai tuntuuko, että henkilö on viimeiset vuodet etsinyt itseään ja uraansa?

Saatekirje antaa tärkeää lisätietoa hakijan osaamisen painopisteistä sekä motivaatiosta, täydentää siis ansioluettelossa listattuja faktoja. Hakemuksessa hakijan pitäisi pystyä myymään osaamistaan, persoonaansa ja motivaatiotaan rekrytoivalle yritykselle. Hakemuksessa hakija voi myös antaa loogisia selityksiä ansioluettelon aukoille tai henkilökohtaisille urapolkuvalinnoille. Näihin liittyville keskusteluille on hyvä antaa aikaa myös haastattelussa.

Ennen kaikkea hakemuksesta tulisi huokua aito motivaatio hakea juuri kyseistä tehtävää – ei mitä tahansa työtä. Hälyttäviä merkkejä hakemuksissa ovat esimerkiksi ristiriidat ansioluettelon kanssa, eikä toistuvat “olen tiimipelaaja ja tulen toimeen kaikkien kanssa” -tyyppiset kliseet tuo lisäarvoa.

Videohaastattelu ja kykytestit hakemuskarsinnassa

Videohaastattelu on rekrytointiprosessissa tehokas hakijakarsinnan väline. Hyvin rakennetuilla kysymyksillä saadaan hakijoista esiin rekrytoinnin kannalta merkittäviä asioita jo haun alkuvaiheessa. Hakijan muutaman minuutin pituisista videovastauksista on mahdollista saada selville muun muassa hakijan vahvuuksiin, motivaatioon ja työpersoonaan liittyen lisätietoa. Videohaastattelun käyttämistä kannattaa harkita kuitenkin toimenkuvakohtaisesti.

Yhtenä esikarsivana menetelmänä voidaan käyttää myös kykytestejä, joissa hakijat tekevät verkon kautta online-muodossa olevia numeerista, verbaalista tai loogista päättelykykyä mittaavia tehtäviä. Näiden menetelmien avulla voidaan selvittää nopeasti yksilöiden vahvuuksia ja kehittämisalueita ja säästää aikaa sekä resursseja osaajien tunnistamisessa. Myös tämän menetelmän kanssa on syytä olla harkita, onko kykytestien käyttö karsimisvaiheessa aidosti lisäarvoa tuottava vaihe.

Onnistunut haastattelu on taitolaji

Rekrytoinnin asiantuntijoina osaamme arvioida soveltuvat menetelmät tapauskohtaisesti. Eri menetelmät puolustavat paikkaansa eri tilanteissa, mutta tavallisin ja oikein käytettynä tärkein tiedonkeruumenetelmä on haastattelu.

Hyvin tehty strukturoitu haastattelu on yksin käytettynä painoarvoltaan tärkeä. Kun sitä täydennetään muilla menetelmillä, on todennäköisyys onnistua rekrytoinnissa huomattavasti korkeampi kuin esimerkiksi pelkän “vapaamuotoisen jutustelun” perusteella. Hyvä haastattelu on määrämuotoinen, keskustelunomainen ja tunnelmaltaan kiireetön. Kysymyspatteristo kannattaa rakentaa juuri niiden kriittisten menestystekijöiden ympärille, jotka ovat jo profiilin määrittelyvaiheessa tunnistettu tärkeiksi. Haastattelurunko on hyvä pitää melko samansisältöisenä haastattelusta toiseen siirryttäessä, sillä tämä helpottaa hakijoiden vertailemista toisiinsa myöhemmässä vaiheessa.

Haastattelukysymykset kannattaa muotoilla niin, että haastateltavan vastauksista saadaan mahdollisimman paljon tietoa henkilön aidosta osaamisesta. Hakijaa pyydetään kuvaamaan aitoja omakohtaisia työelämän tilanteita, ja omaa rooliaan tai toimintaansa niissä. Tätä kysymystekniikkaa kutsutaan kompetenssipohjaiseksi haastatteluksi. Haastattelijan aktiivinen, mutta kuunteleva rooli on onnistumisen kannalta tärkeää. Keskeistä menetelmässä on haastattelijan kyky syventää keskustelua jatkokysymyksellä saadakseen täsmällisemmän vastauksen aiheeseen.

Haastattelun tukena voi käyttää myös tarvittaessa muistilistaa, tässä muutama positiokohtainen esimerkki:

• HR-asiantuntija
• Myynnin esimies
• Projektipäällikkö 
• Taloushallinnon asiantuntija

Haastattelu on myös myyntitilanne

Tyypillisesti hakijan mielessä työpaikan valinnan vaakakupissa painavat palkan lisäksi tehtävänkuvan mielenkiintoisuus, toimialan yleinen houkuttelevuus ja maine, organisaation arvomaailma sekä yrityksen kansainvälisyys tai paikallisuus. Myös mahdollisuudet saada myöhemmässä vaiheessa lisävastuuta ja urakehitys tai yleisesti kehitysmahdollisuudet työntekijänä on tärkeää tuoda esille. Mahdollisuuksien esittelyssä haastattelussa on tietenkin pysyttävä realismissa – ylilupaaminen rekrytointivaiheessa tuottaa ainoastaan pettyneitä työntekijöitä. Rekrytoijan on hyvä suunnitella oman yrityksensä ja organisaationsa esittelypuhe ennakkoon.

Organisaation ainutlaatuisuutta avaavan keskustelun käyminen korostuu entisestään, jos haastatteluvaiheessa käytetään ulkopuolista asiantuntijakumppania tai konsulttia. Saatuaan kaiken olennaisen tiedon konsultti voi myydä tehtävää ja yritystä hakijalle oikeiden asioiden valossa. Pelkkä tieto työnkuvasta ja sen tavoitteista ei riitä houkuttelemaan parhaita osaajia. Rekrytoinneissa korostuu nykyisin työnantajamielikuvan merkitys.

Ura- ja kehityspolut

Haastattelu on myös tilanne, jossa hyvälle hakijalle on mahdollista avata organisaation tarjoamia ura- ja kehityspolkuja. Mahdollisuuksien esittelyssä on tietenkin pysyttävä realismissa – ylilupaaminen rekrytointivaiheessa tuottaa ainoastaan pettyneitä työntekijöitä.

Tyypillisesti hakijan mielessä työpaikan valinnan vaakakupissa painavat palkan lisäksi tehtävänkuvan mielenkiintoisuus, toimialan yleinen houkuttelevuus ja maine, organisaation arvomaailma, yrityksen kansainvälisyys tai paikallisuus, mahdollisuudet saada myöhemmässä vaiheessa lisävastuuta, kehitysmahdollisuudet sekä urakehitys.

Rekrytoijan on hyvä suunnitella oman yrityksensä ja organisaationsa esittelypuhe ennakkoon. Olennaisimman, organisaation ainutlaatuisuutta avaavan hissipuheen kautta haastattelutilanteessa on hyvä hetki kertoa, miksi nykyiset työntekijät viihtyvät yrityksessä ja ovat sitoutuneita tehtäviinsä, millaisia taloudellisia ja ei-taloudellisia etuja yritys tarjoaa, ja mitä työnantaja voi parhaimmillaan tuoda työnhakijan urakehitykseen. Haastattelun tukena voi käyttää myös tarvittaessa muistilistaa, tässä muutama positiokohtainen esimerkki: 

Edellä olevan keskustelun käyminen korostuu entisestään, jos haastatteluvaiheessa käytetään ulkopuolista asiantuntijakumppania tai konsulttia. Hänen täytyy saada kaikki olennainen tieto, jotta hän osaa kiinnittää huomionsa oikeisiin asioihin sekä myydä tehtävää ja yritystä hakijalle oikeiden asioiden valossa. Pelkkä tieto työnkuvasta ja sen tavoitteista ei riitä, vaan profiilinmääritysvaiheessa pitää varata aikaa myös sekä työyhteisöanalyysille että haettavan henkilön persoonaan liittyvälle keskustelulle.

Finaalivaihe ja soveltuvuusarvioinnit

Rekrytoinnin loppuvaiheissa hyödynnetään toimenkuvasta ja finalistiehdokastilanteesta riippuen usein erilaisia soveltuvuutta mittaavia arviointeja. Ne tehdään useimmiten muutamalle kärkiehdokkaalle. Saatavaa tietoa käytetään päätöksenteon tukena ja tuomaan esille eroja finalistien välille.

Yleisimmin arvioidaan hakijoiden työpersoonallisuutta. Kun tietää mitä etsii, antavat ammattitaitoisesti toteutetut soveltuvuusarvioinnit lahjomatonta osviittaa siitä, kuka loppusuoralla olevista ehdokkaista sopisi parhaiten työhön. Havainnot saattavat liittyä esim. henkilön suosimiin toimintatyyleihin, johtajuuspotentiaaliin, analyyttisyyteen, päätöksentekovalmiuksiin tai paineensietokykyyn.

Usein toteutetaan myös erilaisia motivaatioon liittyviä mittauksia. Ne kertovat, millaiset tekijät motivoivat henkilöä ja ajavat häntä kohti parempia suorituksia työssään. Toisille tärkeintä on kilpailukykyinen ansiotaso, toisia taas kannustaa itsensä kehittäminen ja haastaminen. Joillekin suurin motivaattori voi löytyä vaikkapa yrityksen yhteiskuntavastuusta.

Yksi arviointimenetelmä on myös simuloitu vuorovaikutustilanne, josta hakijan pitää selviytyä. Yleisiä esimerkkejä ovat haastava myyntitilanne tai vaikea johtamistilanne. Simulaation keskeinen etu moneen muuhun menetelmään verrattuna on se, että se kertoo hakijan toiminnasta todellisessa tilanteessa.

Soveltuvuusarviointeja käytettäessä on hyvä muistaa, että jokainen menetelmä on yhtä hyvä tai huono kuin sen käyttäjä. Samoin jokainen hyvinkin käytetty menetelmä tekee näkyväksi vain sen, mihin kyseinen menetelmä on kehitetty. Henkilöarvioinnin ammattilainen tuntee soveltuvuusarviointiin käytettävän menetelmän syvällisesti ja omaa laajalti käyttäjäkokemusta.

Aika tehdä päätös

Onnistunut rekrytointiprosessi päättyy valintaan. Positiiviseen hakijakokemukseen kuuluu tiedottaminen haun aikataulusta ja prosessin venyessä väliaikatietojen antaminen hakijalle. Päätöstä ei kannata venyttää tarpeettomasti, etenkin jos hakijalla on parhaillaan useampi hakuprosessi käynnissä. Kun on löytynyt erinomaisen hyvin soveltuva osaaja tehtävään ei kannata silkkaa uteliaisuuttaan jatkaa hakua, sillä yhteen tehtävään tarvitaan kuitenkin vai yksi tekijä.

On aika toivottaa uusi tulija tervetulleeksi, ja seuraavaksi suunnitella aloitukseen liittyvä perehdyttäminen ajoissa. Ja rekrytoinnin läpiviennissä kehittyy kerta kerralta osaavammaksi ja aina saa tukea rekrytoinnin ammattilaisilta tarpeen tullen.

Meillä ManpowerGroupilla on pitkä osaaminen rekrytointien ja arviointien parissa – on ilo auttaa ja tehdä yhteistyötä!

Johto- ja asiantuntijatason rekrytointipalvelut sekä suorahaun palvelut löydät täältä »