Onnistunut rekrytointi vaatii osaamista

Kuinka kauan rekrytointi kestää?

Kysymykseen on vaikea antaa yhtä vastausta. Tavallisin vastaus on, että prosessi vie 1–2 kuukautta. Toki joskus voidaan oikea kandidaatti löytää muutamassa viikossa ja toisinaan oikean työntekijän palkkaaminen voi kestää useita kuukausia. Erilaiset rekrytointitavat ja -tarpeet vaikuttavat prosessin kestoon ratkaisevasti.

Rekrytointi on prosessi – ja kuten kaikissa prosesseissa –  myös siinä hyvä suunnittelu ja aikataulutus takaavat tavallisesti myös sujuvan etenemisen. Samaan aikaan kyseessä on hyvin inhimillinen toiminta, joten mitä erilaisemmat asiat voivat vaikuttaa prosessin kestoon, tavallisimmin sen venymiseen.

Rekrytointi on muuttunut yhä enemmän hakijoiden ehdoilla toimivaksi. Hyviä osaajia on vaikea löytää. Tämän vuoksi myös hyvä työnhakijakokemus korostuu. Osa hyvää työnhakijakokemusta on myös sujuva rekrytointi. Jos se kestää liian pitkään, parhaat osaajat löytävät paikkansa jo muualta. Tämän vuoksi myös jatkuva viestintä hakijoille koko rekrytointiprosessin ajan on erittäin tärkeää. 

Työpaikan täyttäminen voi venyä myös siksi, että sopivaa kandidaattia ei yksinkertaisesti löydy. Tämä ongelma on useilla aloilla yhä yleisempi. Jos “sitä oikeaa” ei omin avuin löydä, kannattaakin pyytää apua rekrytoinnin ammattilaisilta.

Onnistunut rekrytointi

Yksinkertaistaen rekrytointi onnistuu silloin, kun sekä työnantaja että työnhakija ovat tyytyväisiä. Toinen saa porukkaan juuri sopivan osaajan ja toinen itselleen parhaan työpaikan. 

Onnistuneet rekrytoinnin kriittisin vaihe on profiilin määrittäminen. On tiedettävä mitä etsitään. Määrittämisvaiheessa on tärkeää ymmärtää, että profiili ei ole vain erilaisten ominaisuuksien luettelo, vaan tavoitteet kannattaa keriä auki organisaation lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteista ja siitä, mitä ne tarkoittavat täytettävän toimenkuvan kohdalla. 

Kun rekrytointi määritellään, valmistellaan ja prosessi suunnitellaan hyvin, onnistumisen edellytykset kasvavat. Hyvällä alkuvalmistelulla pystytään usein välttämään myös virherekrytointien karikot. 

Merkki onnistuneesta rekrytoinnista on myös se, että se houkuttelee työvoimaa kauempaakin. 

Työntekijän palkkaaminen ei ole vain työpaikan täyttämistä. Kun prosessiin ryhtyy, kannattaa katsoa eteenpäin ja miettiä, mitä osaamistarpeita yrityksessä tulevaisuudessa tarvitaan.

Esimerkiksi suorahakukonsulttia käyttäessä suorahakua on viisasta käyttää myös johdon strategisena työkaluna. Suorahaku on nimittäin parhaimmillaan aitoa konsultointia, josta rekrytoinnin lisäksi saa yritykselleen ulkopuolisen näkemyksen ja apua yrityksen tavoitteiden selkeyttämisessä ja sparraamisessa.

Rekrytointikustannukset

Rekrytointi on aikaa vievä prosessi, ja siksi kannattaa harkita, miten sen hoitaa. Jos hommaan ryhtyy itse, on syytä varata omasta kalenterista runsaasti aikaa työn hoitamiseen. Se, kuinka kalliiksi oman aikansa hinnoittelee, onkin sitten oma kysymyksensä.

Kun rekrytoinnin ulkoistaa, kustannukset lasketaan aina tapauskohtaisesti. Edes hintahaarukkaa on vaikea antaa, sillä kustannukset vaihtelevat esimerkiksi menetelmistä, kanavista, markkinoinnista, osaajien saatavuustilanteesta ja  käytettävistä arvioinneista riippuen.

Esimerkiksi nopeasti tehty “perinteinen” ilmoitushaku versus johtotehtäviin erityisosaajaa vaativa headhunting vaativat aivan eritavalla sekä konsultin aikaa että ammattitaitoa.  Kannattaa rohkeasti kysyä hintatarjousta rekrytoinnin ammattilaisilta. 

On hyvä muistaa, että erityisesti niillä aloilla, joissa kärsitään työvoima- ja osaajapulasta, myös rekrytoinnissa kannattaa hieman ennakoida. Joissakin tapauksissa ennakoinnilla voi säästää sekä aikaa että rahaa.

Rekrytoinnin vaiheet

Rekrytointi on monivaiheinen prosessi. Jokaiseen vaiheeseen kannattaa paneutua huolella ja erityisesti ensimmäiset vaiheet ovat onnistumisen kannalta erittäin tärkeitä, mutta usein unohdettuja. Myös viimeinen vaihe eli perehdytys on hyvän startin saamiseksi ehdoton edellytys.

Rekrytoinnin vaiheet yksinkertaistettuna ovat seuraavat:  

1. Hyvä suunnittelu
2. Vastuuhenkilöistä päättäminen
3. Aikataulutus
4. Rekrytointimenetelmän valinta
5. Profiilin määrittely
6. Hakemusten läpikäynti
7. Hakemusten esikarsinta
8. Haastatteluvaihe
9. Referenssien tarkastus
10. Finaalivaihe
11. Mahdolliset soveltuvuusarvioinnit
12. Haun päättäminen ja hakijaviestintä
13. Valitun henkilön perehdytys

Ulkoistettu rekrytointi

Jos rekrytoinnissa päätyy suorahakutoimeksiantoon  tai  kumppanin käyttämiseen, kannattaa miettiä hetki, mitä rekrytointikumppaniltaan haluaa. Valintaa tehtäessä on hyvä muistaa myös se, että rekrytointikumppani on yrityksen käyntikortti ehdokkaiden suuntaan. On siis hyvä tsekata, että ulkoistuskumppanin prosessi on laadukas ja luotettava.

Ulkoistetussa rekrytoinnissa apuna on rekrytoinnin ammattilainen, joka tuntee ja tietää alan uusimmat käytännöt ja tulevaisuuden trendit. Usein käytössä on usean erikoisalan osaajista koostuva tiimi. He osaavat neuvoa ja auttaa esimerkiksi eri menetelmien ja rekrytointikanavien valinnassa. 

Rekrytointikumppani auttaa koko prosessissa. Ulkoinen kumppani tuo myös tarvittavaa ulkopuolista näkökulmaa ja osaa asettaa rekrytoinnissa strategisia kysymyksiä. Tämän vuoksi rekrytointikumppanin hyvä briiffaaminen on erittäin tärkeää.

Ulkoistamalla rekrytointipalvelunne meille kokonaan voitte itse keskittyä rauhassa liiketoiminnan haasteisiin. Täältä voit lukea lisää ulkoistetusta rekrytointiprosessista.

Rekrytointikanavat ja -markkinointi

Rekrytointikanavien valinta on oleellinen osa nykypäivän rekrytointiprosessia. Erilaiset osaajat löytyvät eri kanavista. Esimerkiksi nuoria kesätyöntekijöitä kannattaa hakea aivan eri kanavista kuin huippuammattilaisia. Sosiaalisen median kanavista LinkedIn ja Facebook ovat tutkimusten mukaan suosituimpia kanavia. Edelleen moni yritys luottaa myös omien nettisivujen voimaan. Kaikkein parhaana kanavan pidetäänkin toimivia verkostoja. 

Ulkopuolista konsulttia käytettäessä voima onkin juuri rekrytointikanavien haltuunotto. Rekrytoinnin ammattilaisilla on valtava tietotaito erilaisista kanavista. Esimerkiksi suorahakukonsulteilla eli headhuntereilla on myös erittäin laaja oma henkilökohtainen verkosto, jota voidaan käyttää sillon, kun tehdään täsmähakua vaikkapa jostakin erikoisalan osaajasta. 

Pelkkä kanavavalinta ei kuitenkaan riitä. Kannattaa myös miettiä tarkkaan esimerkiksi kullekin kanavalle sopiva äänensävy ja tapa, miten jatkaa eteenpäin.

Rekrytointi on tänä päivänä yksi tärkeä osa yrityksen markkinointia. Rekrytointimarkkinoinnin avulla yrityksestä tehdään niin houkutteleva, että hakijat kiinnostuvat yrityksestä ja haluavat sinne töihin. Esimerkiksi hyvä työpaikkailmoitus on tärkeä osa rekrytointimarkkinointia ja samalla se rakentaa myös työnantajamielikuvaa. Tämän vuoksi yhdellä työpaikkailmoituksella voi olla rooliaan suurempi merkitys. 

Rekrytointimarkkinointi ja työnantajamielikuva kulkevat käsi kädessä. Pitkäjänteisesti rakennettu hyvä työnantajamielikuva on erinomainen lähtökohta myös yksittäisiä hakuja koskevalle rekrytointimarkkinoinnille.

Rekrytointi ja GDPR

EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR vaikuttaa myös rekrytointiin ja erityisesti siihen, miten henkilötietoja säilytetään. GDPR edellyttää, että yrityksellä on henkilötietojen hallinta kunnossa. Pitää osata kertoa, missä ja kenellä on henkilötietoja hallussa, sekä se, mitä tietoja henkilöistä säilytetään. Lisäksi henkilöillä on oikeus tehdä tarkastuspyyntö omista tiedoistaan. 

Koska rekrytontiprosessin aikana hakijoista kertyy runsaasti henkilötietoja, näiden tietojen käsittelyssä ja hallinnassa pitää olla erikoisen tarkka ja yrityksen pitää olla selvillä, miten henkilötietoja käsitellään ja miten ne säilytetään.

Lue, miten ManpowerGroupissa on hoidettu GDPR-asiat.

Rekrytointiohjeet – näin onnistut rekrytoinnissa

Rekrytoinnissa “työnantajan markkinat” ovat kääntyneet työnhakijan markkinoiksi, jolloin positiivisella työnantajamielikuvalla on suuri merkitys. Vaativissa asiantuntija- tai johtotehtävissä osaajapula on monella toimialalla todellista, ja parhaita osaajia etsitään suorahaulla potentiaalisten, mutta ei-aktiivisten ehdokkaiden joukosta.

Suomessa enemmistö työvoimasta on niin sanottuja passiivisia työnhakijoita, joten perinteinen haku tavoittaa vain keskimäärin 20 prosenttia potentiaalisista hakijoista. Onnistuessaan rekrytointi voi tavoittaa myös tämän nk. passiivisen kohderyhmän, sillä haussa on avoimeen tehtävään aina kaikkein parhaiten sopiva ihminen. 

Onnistuneessa rekrytointiprosessissa kaikki vaiheet menevät niin sanotusti putkeen. Rekrytointi on taitolaji, johon kannattaa valmistautua huolella. Tärkeää on myös muistaa, että tätä taitolajia voi harjoitella ja siinä voi kehittyä jatkuvasti.

Rekrytointipalvelun hyödyt

Rekrytointipalvelut tarjoavat yhä suositumman tavan rekrytoida nopeasti ja kustannustehokkaasti – ja ennen kaikkea löytää oikean ihmisen oikeaan rooliin. Yritys voi keskittyä omaan ydintoimintaansa ja antaa rekrytointipalveluihin perehtyneen ammattilaisen vastata koko prosessista.  Ammattirekrytoijan käsissä virherekrytointien riski pienenee ja soveltuvuusarvioinnit tuovat prosessiin arvokasta lisätietoa.

Rekrytoiva yritys ja rekrytointipalveluiden konsultti tekevät tiivistä yhteistyötä . Rekrytointikonsultin on tutustuttava huolella työtehtävän sisältöön, osaamisvaatimuksiin nyt ja tulevaisuudessa sekä yrityksen ydinliiketoimintaan ja toimintakulttuuriin. Konsultin ja yrityksen tavoitteet ovat yhteisiä: oikean osaajan löytäminen ja työnantajamielikuvan parantaminen.

Työnantajanmielikuvan rakentaminen on tietoista ja pitkäjänteistä työtä, jota eivät yksin HR- tai markkinointiosastot pysty tekemään, vaan johon koko organisaation on sitouduttava. Muuttuvilla työmarkkinoilla harvalla yrityksellä on niin houkutteleva brändi, että osaajien valinta kohdistuisi siihen ilman markkinoinnillista rekrytointia. 

Työnhakijakokemus on osa rekrytointimarkkinointia

Rekrytointimarkkinoinnin lisäksi työnantajamielikuvaan vaikuttaa myös työnhakijakokemus eli se, millainen kuva työnhakijalle muodostuu yrityksestä rekrytointiprosessin aikana, ja kuinka arvostetuksi hakija kokee itsensä.

Työnantajien kannattaakin miettiä rekrytointitilannetta työnhakijan näkökulmasta. Voi miettiä esimerkiksi sitä, miksi työntekijä valitsisi juuri meidän yrityksen. Vaikka ensivaikutelma on tärkeä, ei sovi unohtaa muitakaan kohtaamisia rekrytointiprosessin aikana – hakijan kannalta kaikki ovat tärkeitä. 

Hyvä työnantajamielikuva saattaa aktivoida myös passiiviset työnhakijat. 

Työnantajamielikuva ei nykypäivän nopearytmisessä arjessakaan synny hetkessä, se vaatii pitkäjänteistä työtä. Huonosta hakijakokemuksesta puhutaan aina enemmän kuin hyvästä. Myös olemassa olevien ja entisten työntekijöiden mielipiteiden vaikutus on merkittävä, heidän kauttaan leviää valtavasti signaaleja yrityksen ilmapiiristä ja toiminnasta.

Miksi rekrytointi venyy?

Uuden henkilön löytäminen aiheuttaa kustannuksia ja lisätyötä esimiehelle. Oman työn ohessa tehtävä rekrytointi saattaa aiheuttaa paineen alla epäilyksiä osaamisesta, epäonnistumisesta ja rekrytoinnin venymisestä. Palkkausprosessiin ryhtyminen kannattaa kuitenkin tulkita mahdollisuutena organisaation uudelleen arvioimiselle ja mahdollisuudelle rakentaa työnantajamielikuvaa.

Prosessiin vaikuttavat myös inhimilliset tekijät. Ajanpuute ja epävarmuus omasta osaamisesta saattavat pitkittää rekrytointiprosessia. Rekrytoinnin venyminen aiheuttaa harmia koko organisaatiolle ja esimiehelle. Rekrytoinnin ulkoistaminen on hyvä keino välttää venyvää prosessia ja mahdollistaa onnistunut rekrytointi.

Myös joidenkin alojen krooninen pula osaajista pitkittää usein prosessia. Koska monilla aloilla osaajat pitää niin sanotusti hakea kotisohvalta, saattaa kokenut headhunter olla oiva apu ongelmaan. 

Koska osaajapula on monilla aloilla arkipäivää, myös suorahakukonsulttien käyttö on myös arkipäiväistynyt, ja heidän ammattitaitoaan käytetään yhä useammin erilaisten osaajien – ei pelkästään ylimmän johdon –  etsimiseen.

Rekrytointi yhteistoimintaneuvotteluiden aikana ja niiden jälkeen

Yhteistoimintaneuvotteluja käydään, kun työvoiman käyttöä yrityksessä vähennetään tai organisoidaan uudelleen. Tavallisesti syyt vähennykseen ovat taloudellisia ja tuotannollisia. Lain mukaan työnantajalla ei ole perusteita irtisanoa näillä syillä, jos työnantaja on ennen irtisanomista tai sen jälkeen rekrytoinut uusia työntekijöitä samoihin tai samankaltaisiin töihin. Jos työntekijöitä on lomautettuna ja työnantajalle tulee uutta työtä tarjolle, pitää työnantajan lähtökohtaisesti tarjota uutta työtä lomautetuille. Uusia tehtäviä varten ei siis ole mahdollista rekrytoida uutta ihmistä, jos vastaavat taidot omaava henkilö on lomautettuna. 

Rekrytointikielto

Työsopimuslain mukaan työnantajalla on takaisinottovelvollisuus irtisanomalleen työntekijälle. Takaisinottovelvollisuus koskee taloudellisten ja tuotannollisten syiden perusteella tai saneerausmenettelyn yhteydessä irtisanottuja työntekijöitä. Takaisinottovelvollisuus tarkoittaa, että työnantajan on tarjottava työtä kyseisin perustein irtisanomalleen työ- ja elinkeinotoimistosta edelleen työtä hakevalle entiselle työntekijälleen, jos työnantaja tarvitsee työntekijöitä neljän kuukauden kuluessa työsuheen päättymisestä samoihin tai samankaltaisiiin tehtäviin, joita irtisanottu työntekijä oli tehnyt. Jos työsuhde on jatkunut keskeytyksettä vähintään 12 vuotta ennen sen päättymistä, takaisinottoaika on kuitenkin kuusi kuukautta.