Rekrytointiprosessin vaiheet – 11 askelta tehokkaaseen rekrytointiin

Kaikista tehokkain tapa täyttää avoin tehtävä on etsiä ja tarvittaessa kouluttaa tekijä talon sisältä. Jos työn sisäinen uudelleenorganisointi ei ole mahdollista, täytyy rekrytoida uutta osaamista.

Mitä kaikkea rekrytoinnin suunnittelussa sitten tulisi ottaa huomioon?

Seuraavat rekrytointiprosessin vaiheet ovat pyrkimys kuvata prosessin etenemistä, ja jos valmistaudut niihin huolellisesti, parannat rekrytoinnin onnistumisen todennäköisyyttä ja ehkäiset virherekrytointeja.

1. Aikatauluta ja vastuuta
   Tuloksellisen rekrytoinnin yksi perusedellytyksistä on selkeä aikataulutus ja työnjako.
   
   
2. Määritä tarpeesi huolella
   Käytä alussa tehtävänkuvan ja haettavan profiilin määrittämiseen niin paljon aikaa ja vaivaa kuin se vaatii.
   
   
3. Laadi informatiivinen ja erottuva työpaikkailmoitus
   Tarpeen ja vaatimusten tulisi heijastua ilmoituksesta kirkkaasti, jotta oikeat henkilöt voivat kiinnostua tehtävästä. Ilmoitus on oltava myös houkutteleva ja erottuva. Lataa opas hyvän työpaikkailmoituksen tekemiseen.
   
   
4. Valitse oikeat hakukanavat
   Valitse hakukanavat kohderyhmän käyttäytymisen, älä yrityksesi tarpeiden tai perinteiden mukaan.
   
   
5. Sitouta oma henkilöstö työnantajalähettiläiksesi
   Työnantajalähettilyys on luultavasti rekrytointimarkkinoinnin halvin ja tehokkain keino. Kun potentiaalinen tuleva kollega suosittelee tehtävää ja työnantajaa, se on vakuuttava myyntipuhe.
   
   
6. Hyödynnä rekrytointijärjestelmää
   Jos käytössäsi on moderni rekrytointijärjestelmä, sen ominaisuuksia ei kannata jättää hyödyntämättä.
   
   
7. Poimi mukaan passiiviset unelmakandidaattisi
   Ei-aktiivisessa työnhaussa olevien ehdokkaiden etsiminen ja houkuttelu mukaan on yhä useammin yksi tapa varmistaa rekrytoinnin tuloksellisuus. 
   
   
8. Tee ensimmäiset haastattelut puhelimitse tai videon välityksellä
   Jos ehdokkaita on paljon, kannattaa ensimmäinen haastattelukierros hoitaa lähes poikkeuksetta puhelimitse tai Teamsin välityksellä.
   
   
9. Valmistaudu haastatteluihin huolella
   Laadi haastattelurunko, joka todella auttaa sinua selvittämään, miten henkilö tulisi selviytymään hakemastaan tehtävästä.
   
   
10. Testaa soveltuvuutta ja osaamista
    Kandidaattien soveltuvuuden ja osaamisen testaaminen pienentää virhevalinnan riskiä.
    
    
11. Jätä hyvä hakijakokemus
    Hakijakokemus muodostuu kaikesta siitä, mitä ehdokas kokee ollessaan tekemisissä yrityksenne kanssa rekrytointiprosessin aikana. 

Rekrytointitarpeen toteamisen jälkeen yksi rekrytointiprosessin valmistautumisessa huomioitava kysymys on se, käytetäänkö rekrytointiin omia henkilöresursseja vai ulkoistetaanko haku osittain tai kokonaan rekrytointikumppanin hoidettavaksi?

Pitkäkestoinen rekrytointiprosessi, joka alkaa rekrytoinnin suunnittelusta ja päättyy valitun työntekijän perehdytykseen, kuluttaa tavallisesti useamman kuin yhden ihmisen työaikaa ja -panosta.  Päätökseen vaikuttaa mm. arvio siitä, kuinka haastavaa tarvittavan osaamisen löytäminen avoimilta työmarkkinoilta on.

Mikäli rekrytointi päätetään ostaa palveluna, pelkän hintalappuun tuijottamisen sijasta kannattaa varmistaa rekrytoivien konsulttien kompetenssi ja heidän kokemuksensa eri osaamisalueiden rekrytoinneista sekä käytettävät menetelmät.

Rekrytointikumppani toimii käyntikorttina ehdokkaiden suuntaan. Valitse sellainen toimija, jonka rekrytointiprosessin laadukkuuteen voit aidosti luottaa ja jolla on hyvä maine ehdokkaiden keskuudessa.

Rekrytointi on aina viime kädessä ihmisten välistä vuorovaikutusta ja henkilöityy pitkälti sitä toteuttavaan konsulttiin, joten on tärkeää varmistua hänen ammattimaisuudestaan sekä yleisestä yhteistyön sujuvuudesta.

Vamistautuessasi rekrytointiprosessin käynnistämiseen lue ajatuksiamme suorahausta ja headhunterin työstä.

Rekrytointi on kuten muutkin taidot: sitä pitää käyttää ja kehittää. Vaikka ammattitaitoinen, strukturoitu haastattelu onkin onnistuneen rekrytoinnin perusta, jatkuvasti kehittyvät teknologiat ja järjestelmät, haku- ja arviointimenetelmät sekä haku- ja viestintäkanavat muuttavat rekrytointia perusteellisesti.

Työmarkkinoiden muutokset ja teknologioiden kehityskulut ovat monipuolistaneet, mutta myös monimutkaistaneet rekrytointia.

 "Työnantajan markkinat” ovat historiaa. Mitä vaativampi asiantuntija- tai johtotehtävä on kyseessä, sitä todennäköisemmin valta valita on osaajalla itsellään.

Osaajapula ja kohtaanto-ongelma ovat todellisuutta monilla toimialoilla. Jos ennen riitti, että tarjolla oli avoin työpaikka, nyt rekrytointiin sisältyy markkinointiviestintää, myyntiä ja työnantajamielikuvan rakentamista. Parhaita osaajia etsitään sekä aktiivisten hakijoiden että ei-aktiivisten potentiaalisten ehdokkaiden joukosta.

Kun rekrytoinnin tuloksellisuuteen vaikuttaa aiempaa useampi osatekijä, huolellisesta suunnittelusta ja tekemisen jatkuvasta kehittämisestä tulee entistä tärkeämpää.

Lue täältä, mitä kaikkea rekrytoinnin kehittämisessä tulisi ottaa huomioon rekrytoinnin tuloksellisuuden parantamiseksi. 

Rekrytoinnista vastaavien ammattitaidon kehittäminen

Paljon rekrytointeja tekevissä organisaatioissa on yleensä rekrytointiin perehtyneitä asiantuntijoita, mutta monissa organisaatioissa palkkaavat esimiehet tekevät valtaosan työstä sekä lopullisen valinnan. Jos rekrytointia tekee harvoin, taitoa on vaikea ylläpitää, ja päätöksiä saatetaan tehdä enemmän fiilispohjalta kuin oleelliseen, systemaattisesti kerättyyn tietoon perustuen.

Esimiesten osaamisperustaa kannattaa vahvistaa valmentamalla heitä rekrytointi- ja valintaprosessin tärkeimmissä osa-alueissa, kuten haastattelumenetelmissä ja -kysymyksissä. Kokemus osoittaa, että pienikin kehittyminen parantaa prosessia ja hakijakokemusta.

HR-ammattilaisten haasteena on muun organisaation tukemisen lisäksi oman osaamiskirjonsa jatkuva laajentaminen. Perinteisen rekrytointiosaamisen lisäksi tarvitaan markkinointi- ja viestintäosaamista, muuttuvan hakijakäyttäytymisen ymmärrystä, näkemystä kehittää työnantajan arvolupausta ja mielikuvaa sekä kiinnostusta hyödyntää nopeasti lisääntyviä uusia digitaalisia ratkaisuja. Ja tietenkin kykyä erottaa rekrytointimarkkinoiden merkittävät muutokset ohimenevistä muoti-ilmiöistä.

Esimerkki rekrytointiprosessin kehittämisestä

Yleispätevää ohjetta rekrytointiprosessin kehittämiseen on vaikea antaa, sillä jokaisessa organisaatiossa rekrytointi on omanlaisensa. Kuitenkin oman prosessin läpivalaisusta on hyötyä ja sen voin aloitta vaikkapa hakijapolun suunnittelusta hakijapalautteen pohjalta, kuten tässä esimerkissämme on tehty.

Rekrytointi alkaa tarvekartoituksesta

Moni rekrytointi päättyy väärän henkilön valintaan. Useimmiten syy virherekrytointiin löytyy jo suunnitteluvaiheesta: haettavan profiilin määrittäminen on tehty huonosti. Onnistunut rekrytointi alkaakin rekrytoinnin kriittisimmällä vaiheella: profiilin määrittämisellä.

Kun tietää mitä etsii, on helpompi karsia ja viedä oikeita henkilöitä eteenpäin prosessissa. Mitä huolellisemmin esityö on tehty, sitä hallitumpi koko rekrytointiprosessista tulee.

Liian usein rekrytointiprosessi aloitetaan tekemällä luettelo ominaisuuksista, joita haettavalta henkilöltä toivotaan. Riski epäonnistua on suuri, sillä tällöin ohitetaan kaikkein tärkein pohdinta: mitkä ovat organisaation lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet ja mitä ne tarkoittavat täytettävän toimenkuvan kohdalla?

Tarvekartoitus kertoo, mitä etsitään

Joskus rekrytoinnilla paikataan poistunutta osaamista tai monistetaan jo valmiiksi organisaatiossa olevaa roolia. Toisinaan taas kyse on täysin uudesta positiosta tai siitä, että poistunutta osaamista ei kannata korvata sellaisenaan, vaan tilalle on parempi hankkia jotain muuta.

Selvitä ennen työpaikkailmoituksen laatimista, mistä työssä ja sitä kautta koko työpaikan täyttämisen prosessissa on oikeasti kysymys

Profiilin määrittäminen

Vasta kun liiketoiminnan tarpeet ja tulostavoitteet ovat kirkkaat, kannattaa edetä pohtimaan, mitä uuden rekrytoitavan henkilön odotetaan saavan aikaan. Näistä lähtökohdista johdetaan sitten profiili ja koko rekrytoinnin tavoitteet.

Profiilin määrittämisen voisi avata näin:

Vaihe, jossa rekrytointiin osallistuvat henkilöt kalibroivat keskenään mittarinsa samalle tasolle ja jakavat näkemyksensä siitä, millaisia kriittisiä menestystekijöitä haettavan henkilön tulisi rekrytoinnin eri vaiheissa osoittaa, jotta hän menestyisi haettavassa tehtävässä.

Haetaanko valmista tekijää vai oppimiskykyistä kandidaattia?

Yksi keskeisimmistä profiilin määrittämiseen liittyvistä kysymyksistä on valmius tehtävässä menestymiseen. Tarvitaanko heti valmis tekijä vai etsitäänkö tulevaisuuden kasvupotentiaalia?

Valmiin osaajan rekrytoinnissa saattaa olla se riski, että hakija ei ole motivoitunut tekemään samaa työtä, johon hänellä on jo vuosien kokemus. Tällaisen henkilön motivoimiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota palkkauksen, koulutus- ja etenemismahdollisuuksien sekä työn joustavuuden kautta.

Osaamis- ja valmiustason valintaan vaikuttaa tietenkin palkkabudjetti. Työuransa alussa oleva henkilö voi olla näennäisesti paljon halvempi, mutta hänen koulutukseensa liittyy luonnollisesti perehdytysvaiheessa enemmän suoria ja epäsuoria kustannuksia. Siksi kustannuksia kannattaa aina arvioida rekrytointi-investoinnin kokonaisuutena pelkkien palkkakulujen sijaan.

Jos osaaminen tarvitaan käyttöön välittömästi, valmiin osaajan rekrytointi on perusteltua. Jos taas tarve ei ole välitön, voidaan vähemmän kokenut, mutta hyvän kehityspotentiaalin omaava osaaja kasvattaa rooliinsa.

Profiilia määritettäessä kannattaa miettiä jo askel eteen: mikä on kyseisen tehtävän ja samalla siihen haettavan henkilön tulevaisuus yrityksessä? On hyvä muistaa, että rekrytoinnissa kyse ei ole vain tämän yhden tehtävän täyttämisestä, vaan tulevaisuuden osaamistarvetta tulisi pohtia koko organisaation ja kaikkien toimenkuvien näkökulmasta.

Määrittele hakijaprofiili ja ydinkompetenssit

Määrittele hakijaprofiili ja avainkompetenssit heti rekrytointiprosessin alussa. Sen sijaan että listaisit toimenkuvaan liittymättömiä ominaisuuksia ja adjektiiveja, lähde liikkeelle siitä, mitä toimenkuvassa pitäisi saada aikaiseksi. Jos rekrytoitavana on vaikkapa myyntiryhmän vetäjä teknisen tukkukaupan yritykseen, kannattaa ottaa huomioon ainakin seuraavat asiat:

1. Mihin suuntaan oma toimiala on menossa?
2. Mihin suuntaan asiakkaiden toimialat ovat menossa?
3. Minkä tyyppistä osaamista ja johtamista tehtävässä tarvitaan?

Määrittele sitten näiden kolmen osa-alueen pohjalta toimenkuvan liittyvät avainkompetenssit (noin 4–7 kpl), jotka ovat kriittisiä menestystekijöitä tulevalle myynnin esimiehelle. Voit valita jokaista kolmea osa-aluetta kohden esimerkiksi kaksi kompetenssia, joiden pohjalta kysymykset mietitään.

Tässä tapauksessa avainkompetensseja voisivat olla esimerkiksi ihmisten johtaminen eli myyntiryhmän ohjaaminen kohti tuloksia, strateginen suunnittelu, analyyttinen ja liiketaloudellinen ajattelu sekä kyky tehdä nopeita päätöksiä muuttuvissa tilanteissa.

Hyvän työpaikkailmoituksen kirjoittaminen alkaa kohderyhmän tiedostamisesta. Työpaikkailmoitus voi olla minkä tahansa laajuinen, tyylinen tai näköinen, kunhan se ajaa tärkeimmän asiansa: houkuttelee toivotut henkilöt hakijoiksi. Tavoite ei ole saada mahdollisimman monta hakemusta vaan kourallinen oikeanlaisia hakemuksia – joskus se yksikin sopiva hakemus riittää. 

Ennen kuin aloitat houkuttelevan työpaikkailmoituksen laatimisen, varmistu siitä, että tiedät tarkalleen, millaisia hakijoita ilmoituksella havitellaan. Ilmoitus, jossa on kaikkea kaikille, ei anna tavoitelluille hakijoille motiivia hakea paikkaa. Tiedosta kohderyhmää puhuttelevat asiat ja kirjoita ne ilmoitukseen sopivaa äänensävyä käyttäen. Kohdeyleisön käyttäytymistä ja työpersoonallisuuksia ymmärtämällä pääset alkuun. 

Muutamalla yksinkertaisella perussäännöllä ilmoituksesta voi viilata persoonallisen ja halutuille hakijoille kohdennetun. Käytännön vinkit on koottu tähän oppaaseen sinun avuksesi.

Valmistele työhaastattelun eteneminen 

Suunnittele ja aikatauluta rekrytointiprosessin kulku etukäteen ja tee kalenterivaraukset etukäteen, jotta voit varata aikaa muilta töiltä. Näin estät rekryprosessin hallitsemattoman venähtämisen.

Perehdy työhakemuksiin aidolla kiinnostuksella ja tutki työnhakijoiden vahvuudet ja kehityskohteet suurennuslasilla. On kohteliasta työnhakijaa kohtaan tuntea tämän profiili ennen työhaastattelua.

Tutustu hakupapereihin ja mieti tarkentavia kysymyksiä työhistoriasta sekä osaamisesta. Pohdi myös etukäteen, mitä hakija todennäköisesti kysyy sinulta tai muilta haastattelijoilta. Valmistaudu lopuksi kertaamaan, miten ja millä aikataululla rekrytointiprosessi tästä etenee.

Kutsu haastateltavat työhaastatteluun ja kerro heille, keitä hakija tulee tapaamaan. Voit myös harkita, nimitätkö työhaastattelua työhaastatteluksi vai rennommin tapaamiseksi. Kerro hakijalle myös tulo-ohjeet ja tarvittavat mukaan otettavat, kuten todistukset.

Suunnittele työhaastattelu vastaamaan valintakriteereitä

Valitse haastattelumenetelmä. Ei ole olemassa yhtä ainoaa oikeaa haastattelutapaa, mutta toimihenkilö-, asiantuntija- ja esimiestason rekrytoinneille sopii yleensä parhaiten kompetenssipohjainen haastattelumenetelmä. Sen avulla tehtävässä tarvittavia osaamisalueita on mahdollista arvioida luotettavasti.

Suunnitelkaa työhaastattelu yhdessä kaikkien haastatteluun osallistujien kanssa. Työnhakija haluaa nähdä haastattelijoiden välistä sulavaa yhteistyötä vakuuttuakseen hyvästä työilmapiiristä, joka häntä mahdollisesti odottaa.

Päätä tärkeimmät haastattelukysymykset. Kysymyksiä, joilla ei ole mitään tekemistä työnkuvan kanssa, ei kannata kysyä. Haastattelun tarkoitus on selvittää hakijan motivaatio ja asenne työtehtävään ja sopivuus organisaation kulttuuriin. Käytä osaamisen mittaroimiseen työhakemusta, referenssejä ja koulutustaustaa.

Suunnittele haastattelurunko ja valmistele haastattelukysymykset niin, että tarvittavat kysymykset tulee esitetyksi jokaiselle haastateltavalle, vaikka haastattelut muuten poikkeaisivat toisistaan.

Työhaastattelu etänä 

Rekrytointihaastattelut ovat viime viikkojen aikana kokeneet mullistuksen – kasvokkain tapahtuvat kohtaamiset ovat vähentyneet ja tilalle ovat tulleet etähaastattelut. Miksi rekrytointiprosessin edes pitäisi tapahtua kasvokkain, jos kaikki muu työskentely on jo luonnollista tehdä etänä? Videon välityksellä ja etäyhteyksien päässä tapahtuva haastattelu on kuitenkin yhtä tavanomainen kohtaaminen kuin kasvokkain tapahtuva haastattelu. Lue lisää etätyöhaastattelusta täällä. 

Suunnittele kysymykset työhaastatteluun tavoitteen mukaan

Rekrytointiprosessin tavoite on selvittää hakijan sopivuutta tehtävään ja organisaatioon. Osaamisen mittaaminen työhaastattelussa on kuitenkin hankalaa, ja sen saakin usein parhaiten selville katsomalla hakijan kokonaistarinaa, kuten työkokemusta, referenssejä, koulutusta ja kykytestejä. 

Työhaastattelukysymysten valinta riippuu siitä, mitä haastattelussa halutaan mitata osaamisen lisäksi: motivaatiota vai asennetta. Lue täältä valintakriteereistä ja kompetenssiyhdistelmistä.

Työhaastattelussa kannattaa keskittyä arvioimaan työnhakijan:

• Motivaatiota ja asennetta
• Soveltuvuutta tehtävään ja sopivuutta työyhteisöön

Haastattelukysymysten suunnittelu on lopulta yllättävän helppoa, kun rekrytointiprosessin suunnittelee alusta asti kunnolla. Ja valmistautuminen todella kannattaa, sillä huolellisesti suunniteltu kysymyspatteri auttaa rekrytoijaa vertaamaan kandidaatteja toisiinsa ja välttämään rekrytoinnin yleisimpiä virhelähteitä, ja pienentää näin kalliiden ja turhauttavien virherekrytointien riskiä.

Välttääksesi kömmähdykset vääränlaisten kysymysten esittämisessä, lue täältä haastattelijan kultaiset säännöt siihen, mitä työhaastattelussa ylipäänsä saa ja mitä ei saa kysyä.

Muistilista työhaastattelukysymyksistä

Käytä muistilistoja haastatteluiden tukena - tässä muutama esimerkki eri työtehtäviä silmälläpitäen: 

HR-asiantuntija
Myynnin esimies
Projektipäällikkö 
Taloushallinnon asiantuntija

Soveltuvuusarviointi riskienhallinnan välineenä

Rekrytoidessaan uusia työntekijöitä rekrytoijan on tärkeä tunnistaa työnhakijan oppimis- ja muutosvalmiuksia. Haastattelutilanteessa hakijan oppimisvalmiuksia voi tunnistaa esimerkiksi kysymyksillä, jotka liittyvät uran eri vaiheisiin, muutostilanteisiin ja oman työn kehittämiseen.

Joskus on kuitenkin syytä ottaa käyttöön ns. kättä pidempää henkilövalintojen oikeellisuuden varmistamiseksi. Henkilövalinnat kun tehdään yllättävän usein pelkästään hakijan minäkuvan, tarinan ja haastattelijan oman intuition pohjalta.

Rekrytoinnissa on kyse tärkeästä päätöksestä, jolla on suuret vaikutukset työyhteisön työn tuloksiin ja ilmapiiriin. Päätös tarkoittaa myös merkittävien taloudellisten riskien ottamista. 

Lisää varmuutta henkilövalintaan saadaan erilaisilla psykometrisillä menetelmillä, jolloin hakijan itsearvioinnin pohjalta päästään kartoittamaan hakijan persoonallisuutta ja toimintatyyliä. Kognitiiviset testit antavat arvokasta tietoa hakijan kykyrakenteesta ja kehityspotentiaalista.

Soveltuvuusarviointi ennustaa hakijan käyttäytymistä

Kandidaattien soveltuvuuden ja osaamisen testaaminen pienentää virhevalinnan riskiä, säästää aikaa sekä auttaa tekemään selkeitä eroja haastatteluiden ja taustojen perusteella tasavahvojen hakijoiden välille. Testata voi monella tavalla. Pohdi, mitä haluat tietää, ja miten saat sen selville. Se voi tarkoittaa esimerkiksi työpersoonan ja sen soveltuvuuden arviointia sekä ongelmanratkaisukyvyn, kielitaidon tai tehtävään liittyvien työtaitojen testaamista.

Soveltuvuusarvioinnissa mitataan hakijan käyttäytymistä erilaisten kysymysten kautta. Arviointi nostaa esiin hakijalle tyypillisiä toimintatapoja, jotka korostuvat joko hyvässä tai pahassa sekä mitataan näiden ominaisuuksien tärkeyttä ja hakijan kehittymiskelpoisuutta.

Ennen soveltuvuusarvioinnin tekemistä on mietittävä, mitä ominaisuuksia hakijalta toivotaan ja millä ominaisuuksilla ei ole tehtävän kannalta merkitystä.

Tee soveltuvuusarvioinnista hyvä kokemus hakijalle 

Oikein käytetty soveltuvuusarviointi osana rekrytointiprosessia on useimmiten kannattava sijoitus. Ymmärrys henkilön persoonasta, työtavoista, motivaattoreista ja mahdollisista kehityskohteista on arvokas työkalu palkkaavalle esimiehelle.

Rekrytoijan tiedonsaannin lisäksi kannattaa hyvä hakijakokemus aina pitää arviointien tavoitteena. Se tukee sekä henkilön palkkaavan yrityksen hyvää työnantajamielikuvaa että arviointeja toteuttavan asiantuntijaorganisaation positiivista yritysmielikuvaa. Hyvää valmentavaa keskustelusparrausta saanut hakijakin arvostaa hyvässä hengessä tehtyä arviointia ja vie eteenpäin positiivista viestiä hakijakokemuksestaan. 

Hakijakokemus muodostuu kaikesta siitä, mitä ehdokas kokee ollessaan tekemisissä yrityksenne kanssa rekrytointiprosessin aikana. Itse asiassa hakijakokemus alkaa jo siitä hetkestä, kun yritys julkaiseen työpaikkailmoituksen.

Sujuva ja selkeä rekrytointiprosessi on  hakijakokemuksen perusta. Toinen merkittävä tekijä on viestintä, jota ei voi olla liikaa. Sen tulee olla oikea-aikaista, selkeää sekä empaattista. Mitä pidemmälle rekrytointiprosessi etenee, sitä tärkeämmäksi ja henkilökohtaisemmaksi viestintä muuttuu.

Muista, että hyvän hakijakokemuksen perusta on arvostuksen tunne. Arvostuksen tunne on positiivisen hakijakokemuksen perusedellytys. Osoita, että välitätte – ja varmista, että myös muut rekrytointiin osallistuvat henkilönne tekevät samoin viestinnässään.