Muutostilanteen johtaminen ja viestintä

Organisaatiomuutoksen suunnitteluun on hyvä kytkeä jo aikaisessa vaiheessa mukaan inhimillisten reaktioiden johtaminen. Muutoksen onnistumiseen vaikuttaa ratkaisevasti henkilöstöltä saatava tuki. Siksi muutoksen johtamisessa tärkein työkalu on viestintä. Sen suunnitteluun on tärkeää varata riittävästi aikaa ja rakentaa kerralla koko organisaation kattava viestintäsuunnitelma.

Suunnitelmassa on olennaista ottaa huomioon erilaiset kohderyhmät ja niiden erityistarpeet. Viestinnällä on pystyttävä vastaamaan tyhjentävästi ainakin kahteen kysymykseen: miksi ja miksi juuri nyt? Ongelmia syntyy varmasti, mikäli johto kompuroi ydinviestissään eli organisaatiomuutoksen tarpeellisuuden viestimisessä. Se mikä johtoryhmän pöydällä näyttää selkeältä ja välttämättömältä, voi saada kovasti erilaisen vastaanoton henkilöstön tulkinnoissa. Jos perusteet jäävät epäselviksi, on myös muutosprosessin tukeminen hankalaa.

Organisaatiomuutoksen suunnitelmista viestitään esimies- ja päällikkötasolle ennen henkilöstöä. He ehtivät yleensä käsitellä omaa muutosreaktiotaan muutamia viikkoja ennen H-hetkeä. Tilannetta ei helpota se, että asiaa työstäessään he samalla joutuvat suunnittelemaan tulevan muutoksen läpivientiä, sen henkilöstövaikutuksia ja valmistautumaan ihmisten kohtaamiseen. Tehtävä ei ole helppo, erityisesti jos esimiestaipaletta on takana niukasti tai jos oma mukavuusalue löytyy enemmän asioiden kuin ihmisten johtamisesta. Muutoksen keskellä esimieheltä odotetaan erityisesti hyviä viestintä- ja kuuntelutaitoja sekä empatiaa.

Esimiesten tukemiseen kannattaa panostaa, sillä hyvällä esimiestyöllä pystytään vaikuttamaan muutoksen aiheuttaman poikkeustilan kestoon ja syvyyteen. Mitä isompi muutos on kyseessä, sitä suurempi yleensä on myös tuottavuuden notkahdus. Tätä ei kuitenkaan tarvitse ottaa annettuna. Olen itse nähnyt, kuinka hyvin suunnitelluilla tukitoimilla ja kohdennetulla, oikea-aikaisella viestinnällä organisaatiot ovat onnistuneet tukemaan henkilöstöään muutoksen käsittelyssä ja sen hyväksymisessä. Tämä näkyy suoraan organisaation muutoksenaikaisessa tuloksentekokyvyssä. Tämä on jokaisen liiketoiminnasta vastaavan henkilön äärimmäisen tärkeää ottaa huomioon muutosta suunnitellessaan. Pahimmassa tapauksessa tuottavuuden notkahdus jatkuu huomattavasti pidempään kuin itse muutosprosessi. Syynä voi olla esimerkiksi epäonnistuminen tunneilmaston johtamisessa tai synnytettävän organisaation roolituksissa.

Yksilötasolla muutoksen aiheuttamat reaktiot vaihtelevat suuresti. Niihin vaikuttaa useampi tekijä, kuten henkilön oma temperamentti, aiemmat kokemukset ja niiden kasvattama resilienssi, elämäntilanne sekä kokemus omasta työmarkkinakelpoisuudesta. Kokemus oikeudenmukaisuudesta ja kuulluksi tulemisesta on keskiössä asian työstämisessä.  Muutoksen käsittelyn prosessissa viimeisinä vaiheina tulevat hyväksyntä ja uuteen orientoituminen. Tuohon pisteeseen pääseminen vaatii aikaa ja asian työstämistä. Prosessointia voidaan lyhentää tai ainakin helpottaa ajantasaisella ja avoimella viestinnällä sekä tarjoamalla tukea muutoksessa navigoimiseen.

Talent Solutions Right Management on jo yli 15 vuotta toiminut vastuullisen sopeuttamisen kumppanina suomalaiselle elinkeinoelämälle. Opastamme työnantajia tekemään viisaita valintoja erilaisten tukimuotojen välillä ja hallinnoimme niiden implementointia sekä toteutamme laadukasta ja vaikuttavaa työllistymistä edistävää valmennusta yksilöille ja eri henkilöstöryhmille.