Tehokas muutosjohtaminen ja viestintä organisaatiomuutoksissa

On äärimmäisen tärkeää liittää inhimillisten reaktioiden hallinta mukaan organisaatiomuutosten suunnitteluun jo varhaisessa vaiheessa. Muutoksen onnistumiseen vaikuttaa ratkaisevasti henkilöstöltä saatava tuki. Muutoksen onnistuminen riippuu suuresti henkilöstön tuesta, joten avainasemassa on tehokas viestintä. Viestintäsuunnitelman rakentaminen ja aikatauluttaminen koko organisaation kattavasti on välttämätöntä.

Suunnitelmassa on huomioitava eri kohderyhmien erityistarpeet. Viestinnän on vastattava selkeästi ainakin kahteen kysymykseen: miksi muutos tapahtuu ja miksi juuri nyt? Johtajuuden kompurointi ydinsanomassa eli organisaatiomuutoksen tarpeen selittämisessä voi aiheuttaa ongelmia. Se, mikä näyttää johtoryhmän keskusteluissa yksiselitteiseltä ja välttämättömältä, voi tulkintojen myötä saada aivan erilaisen vastaanoton henkilöstön keskuudessa. Jos perusteet jäävät epäselviksi, muutosprosessin tukeminen vaikeutuu merkittävästi.

Organisaatiomuutossuunnitelmat jaetaan ensin esihenkilöille ja päälliköille. Tämä antaa heille aikaa käsitellä omia muutosreaktioitaan ennen muutoksen virallista käynnistymistä. Esihenkilöt voivat näin valmistautua muutoksen läpivientiin ja sen henkilöstövaikutuksiin sekä varautua kohtaamisiin. Tämä ei ole helppo tehtävä, erityisesti jos esihenkilöillä on vähän kokemusta tai jos heidän mukavuusalueensa liittyy enemmän asioiden kuin ihmisten johtamiseen. Muutoksen keskellä esihenkilöltä odotetaan erityisesti vahvoja viestintä- ja kuuntelutaitoja sekä kykyä empatiaan.

Esihenkilöiden tukeminen muutostilanteissa: Avain tehokkaaseen muutosjohtamiseen

Organisaatiomuutosten yhteydessä esihenkilöiden tukeminen saa ratkaisevan roolin. Laadukkaalla esihenkilötyöllä voidaan vaikuttaa merkittävästi muutoksen aiheuttaman poikkeustilan kestoon ja syvyyteen. Erityisesti suurten muutosten yhteydessä tuottavuuden lasku on yleistä, mutta tähän ei tarvitse tyytyä. Omakohtainen kokemukseni on osoittanut, että huolellisesti suunnitelluilla tukitoimilla ja ajantasaisella, kohdennetulla viestinnällä organisaatiot voivat tehokkaasti tukea henkilöstöään muutoksen läpikäymisessä ja sen omaksumisessa. Tämä näkyy suoraan organisaation kyvyssä tuottaa tulosta muutoksen aikana. Siksi jokaisen liiketoiminnasta vastaavan henkilön tulisi sisällyttää nämä seikat muutosstrategiaansa. Pahimmillaan tuottavuuden lasku voi jatkua huomattavasti pidempään kuin itse muutoksen toteuttaminen, mikä voi johtua esimerkiksi tunteiden johtamisen epäonnistumisesta tai organisaation roolien epäselvyydestä.

Yksilötasolla reaktiot muutokseen vaihtelevat suuresti. Niihin vaikuttavat moninaiset tekijät, kuten henkilön temperamentti, aiemmat kokemukset ja niistä kumpuava joustavuus, elämäntilanne sekä tunne omasta työllistettävyydestä. Kokemus oikeudenmukaisuudesta ja kuulluksi tulemisesta ovat keskeisiä prosessin edetessä. Muutoksen käsittelyssä viimeiset vaiheet ovat hyväksyntä ja uudelleen orientoituminen. Näiden vaiheiden saavuttaminen vaatii aikaa ja huolellista työskentelyä. Tätä prosessia voidaan kuitenkin nopeuttaa tai helpottaa tarjoamalla jatkuvaa avointa viestintää ja tukea muutoksen navigoinnissa.

Talent Solutions Right Management on jo yli 15 vuotta toiminut vastuullisen sopeuttamisen kumppanina suomalaiselle elinkeinoelämälle. Opastamme työnantajia tekemään viisaita valintoja erilaisten tukimuotojen välillä ja hallinnoimme niiden implementointia sekä toteutamme laadukasta ja vaikuttavaa työllistymistä edistävää valmennusta yksilöille ja eri henkilöstöryhmille.