Ei kai rekrytointi nyt sataa tonnia voi maksaa? Helposti

Oletko arvioinut, miten paljon aikaa, rahaa ja muita resursseja yrityksesi investoi uuden työntekijän rekrytointiin? Rekrytointia hoitavan henkilön työpanos, työpaikkailmoituksen hinta tai rekrytointimarkkinoinnin kustannukset on vielä helppo arvioida. Yhtälö on kuitenkin aika paljon monimutkaisempi, kun huomioidaan erilaiset välilliset kustannukset, kuten kaikkien rekrytointiprosessiin osallistuneiden henkilöiden työpanokset. Tai mikähän mahtaa olla homman hintalappu, jos rekrytointi epäonnistuu ja se aloitetaan uudestaan alusta?

Osataanko rekrytoinnin kustannuksia arvioida?

Mistä rekrytoinnin kulut muodostuvat? On muutamia asioita, joista kustannukset pääasiassa syntyvät ja jotka pätevät riippumatta siitä, päättääkö yritys tehdä rekrytoinnin itse tai ulkoistaa sen kumppanille. Tavallisesti tällaisia menoeriä ovat ainakin seuraavat kustannukset:

Työpaikkailmoittelun mediakustannukset. Avoin tehtävä vaatii näkyvyyttä ja promootiota hakijat kattavasti tavoittavissa – tai tarkkaan kohdennetuissa – maksullisissa verkkosivustoissa ja sosiaalisessa mediassa.
Oman henkilöstön työaika. Työtunteja kuluu erityisesti hakuilmoituksen laatimiseen ja jakelemiseen eri medioissa ja työnhakuportaaleissa. Suorahakuprosessissa aikaa pitää varata enemmän potentiaalisten ehdokkaiden tunnistamiseen ja kontaktointiin sen jälkeen, kun on ensin selvittänyt, miten ja mistä heidät ylipäätään tavoittaa, kun avointa ilmoitteluhakua ei käytetä. Sitten alkaa työtehtävää koskeviin kysymyksiin vastaaminen, puhelin-, video- tai henkilökohtaiset haastattelut, referenssien tarkistaminen suosittelijoilta ja tärkeänä kokonaisuutena hakijaviestintä prosessi eri vaiheissa.
Erilaiset soveltuvuus- ja henkilöarvioinnit. Vain isoissa organisaatioissa on arviointeihin perehtyneitä rekrytointiammattilaisia, jotka pystyvät tekemään sopivien arviointien valinnan ja tulosten tulkinnan. Markkinoilla on hyvin kirjava arviointipalvelujen tarjonta, joiden valintaan ja erityisesti tulosten tulkintaan tarvitaan lisensoitujen henkilöiden työaikaa – ja siinä sivussa omaa.

Välillisiä kustannuksia unohtamatta…

Edellä olivat itse rekrytointiprosessista aiheutuvat kulut. Vai olivatko sittenkään? Usein tämä laskelma tehdään nopeasti ja yksinkertaisesti ja unohdetaan, että prosessin aikana, vähän kuin huomaamatta, tulee pyytäneeksi esim. markkinoinnin apuja, henkilöstöpäällikön näkemystä tai liiketoiminnan työaikaa. Näillekin pitäisi osata arvioida työaika ja hinta, toisin sanoen vaihtoehtoiskustannus – eli kysymys kuuluu, paljonko enemmän liikevaihtoa olisi tullut, jos liiketoiminnasta rekrytointiin osallistuva henkilö olisi käyttänyt aikansa laskutettavaan asiakastyöhön?

Mikä virherekrytoinnissa lopulta maksaa?

Suurimmat virherekrytoinnista aiheutuvat kulut eivät ole kuitenkaan edellä kuvattuja, kohtien 1-3 suoria kustannuksia. Jos asiat menevät pieleen, isot tappiot tulevat rekrytoidun henkilön kuluista: palkka etuineen ja sivukuluineen kerrottuna työsuhteen kestolla, virherekrytoinnista aiheutuva toteutumaton tuotto-odotus tai kielteiset vaikutukset esim. johdettavana olevaan tiimiin ja siitä syntyvä tuottavuuden alenema. Halpaa ei ole myöskään perehdytykseen käytetty aika, jota on kulunut niin rekrytoidun esihenkilöltä kuin monelta muultakin työntekijältä mm. organisaation tukifunktioissa.

Otan tähän vielä pari laskentaesimerkkiä:

Uusi asiantuntija on rekrytoitu 4 500 euron kuukausipalkalla, hänellä ei ole alaisia, työsuhde puretaan koeajalla neljän kuukauden jälkeen, ja tuottavuuden alenema pysyy vähäisenä. Virherekrytoinnin hinnaksi tulisi noin 40-45 000 euroa.

Jos taas kyse on selkeästi korkeapalkkaisemmasta, esimiesasemassa olevasta työntekijästä, jonka kuukausipalkka on 7 500, jolla on kolme alaista ja jonka rekrytointiin käytetty aika ja panostus ovat korkeammat, virherekrytoinnista aiheutuvat kustannukset hipovat jo 100 000 euroa, sillä tällainen henkilö vaikuttaisi korkeampien kulujensa lisäksi myös laajemmin tuottavuuteen ja useamman henkilön suoritustasoon.

Voiko rekrytoinnin riskit ulkoistaa?

Onnistuneen rekrytoinnin eteen nähdään vaivaa ja panostetaan aikaa ja rahaa. Investointipäätöstä tehtäessä asetelma voi muodostua haastavaksi, erityisesti koronan taloudellisesti kurittamille organisaatioille.

Rekrytointi voi onnistua minimaalisin panostuksin tai epäonnistua kattavasta valmistautumisesta huolimatta. Ulkopuolista rekrytointikumppania käytettäessä osan riskistä voi ulkoistaa, koska useat toimijat tarjoavat prosessilleen eripituisia rekrytointitakuita. Kaikkea oman henkilöstön käyttämää työaikaa ei toki takuukaan korvaa, vaikka uusi rekrytointi tehtäisiinkin veloituksetta.

Oman organisaation rekrytointikyvykkyyteen eivät kaikki työnantajat pysty panostamaan. Rekrytointi vaatii monipuolista ammattitaitoa, joka ei säily tai kehity, jos rekrytointeja tekee silloin tällöin. Myös menetelmät, toimivat kanavat ja rekrytointimarkkinointi kehittyvät ja muuttuvat nopeasti.

Tekeepä rekrytoinnin itse tai luottaa ulkopuoliseen asiantuntijaan, kyse on ennen kaikkea onnistumisen todennäköisyyksistä ja siitä, mikä on taloudellisesti vastuullisin ja samalla kestävin tapa toteuttaa rekrytoinnit oman organisaation näkökulmasta.

Kokeile kokonaiskustannusten arviointiin Experiksen virherekrytointilaskuria ja laske itse, minkälaisia kuluja virherekrytointi aiheuttaisi kaavailemaanne rooliin.