Huh, rekry maalissa – vai unohditko tärkeimmän? Muista rekrytoinnin jälkihoito!

Pitkä rekrytointiputki on vihdoin takana. Uudelle osaajalle on luvattu ummet ja lammet, ja sopimus on allekirjoitusta vaille valmiina. Mikä voisi enää mennä vikaan?

Kun valinta on tehty, rekrytointi on vasta puolimatkassa kohti maalia. Kiire on rekrytoijan pahin vihollinen, ja rekrytoinnin jälkihoidon jättäminen puolitiehen kostautuu lähes poikkeuksetta. Mitä työntekijän valinnan jälkeen on vielä tehtävä?

Ihan ensimmäiseksi nimet paperiin

Yksi rekrytoivan yrityksen virheistä on työsopimuksen kanssa vitkuttelu. Työsopimuksen hoitaminen ilman viivytyksiä vahvistaa valitun hakijan ajatuksia siitä, että hänet todella halutaan palkata kyseiseen työhön ja että työpaikassa asiat hoidetaan viiveettä. Pitää muistaa, että työpaikan vaihto on valitulle henkilölle äärimmäisen iso asia.

Joskus voi käydä niin, että valittu hakija saa odotellessaan houkuttelevamman työtarjouksen toisaalta. Ikävimmässä tilanteessa muille loppusuoralle päässeille hakijoille on jo kerrottu huonot uutiset, vaikka sopimus huutaa yhä allekirjoitusta.

Silloin rekrytoijana käännyt hyvin todennäköisesti toiseksi parhaan kandidaatin puoleen. Millainen mielikuva hakijalle jää, kun hän huonojen uutisten jälkeen saakin tietää tulevansa valituksi parhaan vaihtoehdon vanavedessä? Toki moni hakija on varmasti onnenpotkusta mielissään, mutta toisaalta oma riittämättömyys voi kalvaa työntekijän itsetuntoa vielä pitkään.

Siksi sopimuspaperit on syytä hoitaa valmiiksi niin pian kuin mahdollista. Muille hakijoille kerrotaan lopputuloksesta vasta, kun valittu työntekijä on allekirjoituksellaan vahvistanut ottavansa paikan vastaan. Haastattelussa olleen hakijan päivät ovat pitkiä puhelinsoittoa odottaessa. Jos päätöksenteko syystä tai toisesta pitkittyy, kannattaa siitä viestiä hakijoille.

Ole avoin ja anna palautetta haastatelluille

On hyvän rekrytointitavan mukaista ilmoittaa päätöksestä loppusuoralle päässeille hakijoille puhelimitse ja antaa heille mahdollisuus avoimeen palautteeseen. Hyvä hakijakokemus on onnistuneen rekrytoinnin edellytys, ja organisaation tapa viestiä vaikuttaa väistämättä hakijan mielikuvaan yrityksestä.

Valmistaudu vastaamaan pettyneen hakijan kysymyksiin siitä, missä meni vikaan. Kerro syistä päätöksen taustalla, vaikka hakija ei sitä itse rohkenisikaan kysyä. Älä unohda positiivista palautetta: vaikka jokin hakijan ominaisuuksissa ei riittänytkään, korosta niitä puolia, joiden ansiosta hän pääsi loppusuoralle asti. Hakijoiden kokonaismäärän kertominen jättää usein hyvän fiiliksen: ”Pärjäsinpä hyvin 300 hakijan joukossa.”

Moni pettynyt työnhakija on saanut kullanarvoisen avun rekrytointiprosessin jälkeisestä palautteesta. Anna hakijalle se kädenojennus, jonka ansiosta hän korjaa seuraavassa haastattelussaan potin.

Viesti valinnasta myös yrityksen sisällä

Kun työsopimus on tehty ja aloituspäivästä sovittu, varmista valitulta lupa informoida hänen tulevia työtovereitaan. Takuuvarmasti koko henkilöstöä kiinnostaa, onko valinta jo tehty ja milloin uusi tulokas aloittaa tehtävässään. 

Jos sisäinen viestintä jää hoitamatta, ei pahimmassa skenaariossa yrityksen sisällä tiedetä koko rekrytoinnista. Tämä voi johtaa isoihin pettymyksiin: kyseinen työ olisi voinut olla jollekin jo yrityksessä työskentelevälle askel uralla eteenpäin, mutta hänelle ei tarjottu edes mahdollisuutta sitä tavoitella. Tilanne saattaa kohdistaa katkeruutta syytöntä tulokasta kohtaan ja vahingoittaa koko työympäristön toimintaa ja viihtyvyyttä.

Tee tulokkaan olo tervetulleeksi

Pienillä asioilla voidaan varmistaa, että uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi.

Vähin, mitä työnantajan tulee tehdä, on valmistella työpiste kuntoon jo ennen ensimmäistä työpäivää. Sähköpostiosoite on luotuna, tietokoneeseen tarvittavat ohjelmat asennettuna ja mukava työtuoli valmiina työpöydän äärellä. Huomaavainen työnantaja kyselee etukäteen, millaisen puhelimen tai läppärin tulokas haluaa tai suosiiko hän satulatuolia vai selkänojallista konttorituolia.

Parhaimmillaan olen kuullut koko tiimin vastaanottavan uuden tulokkaan kukilla ja täytekakulla. Mikä ihana tapa aloittaa uudessa työssä, vai mitä?

Perehdytys on muutakin kuin tehtävien opettelua

Kammottavin tapa perehdyttää uusi työntekijä talon tavoille on istuttaa hänet tietokoneen ääreen jopa useiksi päiviksi lukemaan kymmeniä tiedostoja tehtäväkuvauksista ja organisaatiokaavioista. Toinen kauhuskenaario on joutua odottelemaan tuntikausia peukaloita pyöritellen, että joku ehtisi uhraamaan perehdytykseen edes minuutin tai kaksi.

Siksi on tärkeää, että työntekijän perehdytys on hyvin suunniteltu ja sille on varattu kalenterista aikaa. Perehdytyksen voi tietyissä tapauksissa jakaa tiimin jäsenten kesken. Silloin työkaverit tulevat heti tutuiksi ja yhteishenki alkaa rakentua ensimmäisestä päivästä alkaen.

Työtehtävien lisäksi uusi tulokas on syytä perehdyttää yrityksen historiaan, arvomaailmaan, tavoitteisiin, turvatoimiin ja käytännön tapoihin toimia.

Säännöllinen seuranta takaa tyytyväisyyden

Säännölliset palautekeskustelut johdon ja työntekijöiden välillä ovat kullanarvoisia aina, mutta erityisesti uuden työntekijän aloitettua tehtävässään. Seurannan avulla varmistetaan, sujuuko perehdytys sopivaa vauhtia, onko tulokkaalle herännyt kysymyksiä tai kehitysehdotuksia ja vastaako työ hakuprosessissa luvattua.

Uusi työntekijä näkee yrityksen ja tiimin toiminnan tuorein silmin, ja ideoita ja kehitysehdotuksia onkin syytä kuunnella avoimin mielin. Anna tulokkaalle aikaa sopeutua – ihmiset oppivat eri tahtia, ja kun työympäristö, ihmiset, toimintatavat, työkalut ja järjestelmät ovat uusia, vie kaiken sisäistäminen aikaa kovimmaltakin konkarilta.

Rekrytointiprosessin haasteellisin osuus ei ole saada oikea osaaja taloon, vaan pitää hänet siellä. Siksi jatkuvat palautekeskustelut, työntekijän erikoisosaamisen hyödyntäminen oman organisaation toiminnassa, kehitysehdotusten avoin vastaanotto ja tulevaisuuden uramahdollisuuksien selvittäminen ovat tärkeässä asemassa, kun uusi työntekijä otetaan osaksi työyhteisöä.

Näin varmistat, ettei työinto lopahda alkuhuumaan ja tiimin uusin jäsen ajaudu etsimään houkuttelevampia haasteita kilpailijan riveistä.

Lisää hyödyllisiä rekrytointivinkkejä löydät Tuloksellisen rekrytoinnin oppaastamme: