Kun etäjohtamisesta tuli normi yhdessä yössä

Etätyö on ajankohtaisempaa kuin koskaan aikaisemmin. Koronaviruspandemian aiheuttama massasiirtyminen toimistoilta etätyöhön asettaa johtamisen stressitestiin, johon emme ole osanneet varautua.

Erityisesti kriisiaikana etätyö asettaa johtamiselle tavanomaista kovemmat paineet. Jos etätyö on työpaikalla ollut ennen koronavirusepidemiaa harvinaista, meneillään oleva kriisitilanne voi paljastaa yllättävillä tavoilla työtapoihin ja työpaikan ihmissuhteisiin liittyviä puutteita. Siinäkin tapauksessa, että etätyö on ollut osa työpaikan normaaleja käytäntöjä, työyhteisö kuormittuu aivan uudella tavalla, koska etätyö on nyt pakotettua ja pitkäkestoista, eikä etäyhteyksiä tasapainottavaa lähikontaktia ole monessa tiimissä lainkaan.

Nopeasti kehittyneessä koronavirustilanteessa ei myöskään ole ollut aikaa rakentaa toimivia työskentelytapoja ja parantaa ennakoivasti työyhteisön sisäisiä suhteita, jotka toimisivat tukirakenteena etätyön johtamiselle.

Jatkuva etätyö lisää kuormitusta

Ihminen kestää yleensä melko hyvin stressiä ja kriisejä, mutta niiden jatkuessa pitkään hänen sietokykynsä helposti laskee. On ihan normaalia, että työskentelemme vähemmän tehokkaasti pitkäkestoisen paineen alla.

Koronakriisin ominaispiirteisiin kuuluu myös etätyö, joka eristää työntekijän totutusta työyhteisöstä. Perheellisillä voi kotona olla muita perheenjäseniä, joista heidän tulee huolehtia samalla kun he tekevät töitä. Yksineläjä taas saattaa jäädä pitkäksi aikaa ilman lähikontaktia muihin ihmisiin. Tällainen on omiaan kasvattamaan stressitasoa entisestään – ja laskemaan työtehoa vielä enemmän.

Etäjohtaminen on kaukana helposta

Olemme joutuneet yllättäen ja nopeasti tavanomaisesta poikkeavaan johtamisen kontekstiin. Oma kokemukseni on, että suomalaiset organisaatiot ovat saaneet verkkoyhteydet, järjestelmät, kokouslaitteet ja muun tekniikan toimimaan hyvin etätyöympäristöissä. Myös muut käytännön kysymykset liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmia myöten olemme osanneet toteuttaa niin hyvin kuin vallitsevissa olosuhteissa on mahdollista.

Johtajan on tietenkin varmistettava toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömien rakenteiden olemassaolo, mutta ensisijaisesti hän on vastuussa johdettaviensa henkilökohtaisesta ja tiimitason hyvinvoinnista sekä työn sujumisesta. Ihmiselle ominaisimpien piirteiden ymmärtäminen on onnistuneen kriisijohtamisen lähtökohta.

Mitkä ovat ihmisen perustarpeita kriisiaikana? Mitä etäjohtajan tulee tehdä onnistuakseen ihmisten johtajana kriisiaikana? Seuraavassa asioita, joiden vahvistamiseen etäjohtamisessa tulisi kiinnittää erityistä huomiota:

Vahvista turvallisuuden tunnetta

Onko organisaatiosi kriisiajan ohjeet perusteluineen viestitty selkeästi henkilöstölle? Onhan kaikilla tiimisi jäsenillä käytössä etätyöskentelyyn tarvittavat työkalut, kuten tietokone, hiiri, näppäimistö, näyttö? Onko ihmisillä tarpeeksi ergonominen etätyöpiste? Onko kaikilla asennettuna tietokoneille ja puhelimiin tarvittavat etätyöohjelmistot? Osaavatko kaikki niitä käyttää? Kyllä, kyllä ja kyllä. Hienoa, nyt voit keskittyä vastuualueesi ihmisten johtamiseen.

Luo avoimuuden ilmapiiri. Kannusta ihmisiä jakamaan ajatuksiaan, pelkojaan, epäonnistumisiaan ja työnsä tuloksia. Kohtele haavoittuvuutensa näyttävää kunnioituksella. Soita välillä kysyäksesi pelkästään johdettavasi vointia tai mikä hänestä on tänään tuntunut hyvältä. Auta ihmisiä pääsemään yli hankalista tunteista, vahvista positiivisia tunteita.

Vaikka et voi olla läsnä, voit olla tavoitettavissa. Jatka rutiineja, sillä ne luovat työhön ennakoitavuutta. Jatka viikkopalavereita, kehityskeskusteluja, kahdenkeskisiä sparrauksia etänä samanlaisena kuin toteutit ne lähityössä. Huolehdi siitä, että sinulla ja johdettavillasi on tarpeeksi epämuodollista ja rentoa vuorovaikutusta. Ole myös kekseliäs: miten olisi kävelypalaveri sparraillen uutta tuoteideaa, sopisiko tiimille vapaaehtoisen vetämä etähartiajumppa. Vahvistaisiko tiimin yhteishenkeä, jos jokainen vuorollaan lähettäisi aamulla tiimin WhatsApp-ryhmään päivän mietelauseen?

Vahvista kyvykkyyden tunnetta

Seuraa tehtävien etenemistä ja tulosten saavuttamista. Suhtaudu onnistumisiin kannustaen ja erehdyksiin ratkaisukeskeisesti. Jos joku ei performoi, selvitä mistä tilanne johtuu ja auta häntä kehittämään etätyöskentelytaitoja. On myös tilanteita, joissa vaatimaton työn jälki on hyväksyttävää ja ansaitsee jopa kiitoksen.

Osa johdettavistasi on todennäköisesti supersuorittajia. Ilman toimistorutiineja työ lipsuu helposti vapaa-ajalle ja jopa yön tunteihin. He tekevät loistavaa jälkeä tehokkaasti ja korkealla energiatasolla. Muista kuitenkin, että supersuorittajatkin tarvitsevat johtamista. Joskus on hyvä pysähtyä miettimään, mistä ylisuorittaminen johtuu: onko työtilanne todella sellainen, että työtä on paiskittava kohtuuttomasti? Jos sinä vaadit johdettavaltasi liikaa tai häntä ajaa yli-inhimillisiin suorituksiin riittämättömyyden pelko, teidän kannattaa yhdessä sopia kohtuullisempi työmäärä, madaltaa laatukriteerejä ja asettaa työajoille raamit. Lahjakkaan, energisen ja ahkerankin jaksamisella on rajansa. Etätyössä ylisuorittamisen rajoittaminen on erityisen tärkeää, koska etäältä väsymisen merkkejä on vaikea havaita.

Kun johdettavasi työ sujuu, anna hänelle vapaus tehdä työtä roolin mukaisten vastuiden ja valtuuksien puitteissa omalla tyylillään.

Etäjohtaja, kriisiaikana sinun on erityisen tärkeää tunnistaa johdettaviesi vahvuudet ja kohdentaa palautteesi näihin vahvuuksiin. Vala johdettaviisi uskoa, että heidän kykyjensä ansiosta teidän tiiminne on onnistunut olosuhteisiin nähden hyvin.

Vahvista yhteisöllisyyden tunnetta

Kun koko työyhteisö tekee etätyötä, on vaarana, että jokainen keskittyy vain omaan tekemiseen. Ryhmään kuuluminen on kuitenkin ihmisille perustarve ja syy menestykseemme lajina. Yhteenkuuluvuuden tunne luo ihmiselle kokemuksen merkityksellisestä ja arvokkaasta elämästä.

Osallista kaikki mukaan. Tehkää asioita yhdessä tiiminä. Kutsu virallisiin ja epävirallisiin etäkohtaamisiin myös muiden tiimien jäseniä. Auta johdettaviasi pitämään yhteyksiä yli tiimirajojen.

Kerro vitsi tai aloita etäpalaveri hassu hattu päässä! Huumori on sosiaalinen signaali, joka parantaa työyhteisön jäsenten välisiä suhteita. Kun ollaan äärirajoilla, leikki ja hyväntahtoinen huumori auttavat jaksamaan.

Vahvista merkityksellisyyden tunnetta

Merkityksellisyyden kokeminen on inhimillinen perustarve. Vahvista merkityksellisyyden tunnetta arvostamalla johdettavasi persoonaa ja työn jälkeä. Merkityksellisyys ei löydy sisäsyntyisesti ihmisestä itsestään, vaan se on osoitettava ihmiselle ulkoapäin.

Huolehdi, että jokainen johdettavasi saa tunteen, että hänen panoksensa on olennainen osa kriisinhallintaa, organisaation ydintoimintaa ja uudelleen rakentamista. Määrittele johdettavasi kanssa selkeät vastuut ja päämäärät, joiden toteutumista hänen on helppo seurata. Auta häntä pukemaan sanoiksi ja ilmaisemaan muille, mitä lisäarvoa hän luo työyhteisölle ja organisaatiolle.

Hyödynnä etätiimin johtamisessa kanavat, joissa voit tuoda esille, mitä johdettavasi ovat saaneet aikaan. Kiitä ansioituneita etäkokousten alussa. Nosta onnistumiset esiin julkisesti intrassa tai sosiaalisessa mediassa. Lähetä kiitoskortti postitse.

Luottamus on etäjohtajan paras ystävä

Pandemiakin päättyy joskus. Voit navigoida tämän kriisin läpi niin, että vahvistat tervettä työkulttuuria. Itse asiassa kriisin aikana tekemäsi valinnat muuttavat organisaatiosi kulttuuria tehokkaammin kuin valintasi normaalioloissa. Johtajan tehtävä on huolehtia siitä, että hänen vastuullaan olevat ihmiset ymmärtävät tilanteen vakavuuden. Hyvä kriisijohtaja myös viestittää selkeästi, miten organisaatio on varautunut tilanteeseen ja mitä ihmisten ja liiketoiminnan suojelemiseksi tehdään. Hän näkyy ja kuuluu tuoden esille myös ne tilanteen kannalta olennaiset asiat, jotka ovat huonosti tai joihin ei ole osattu varautua. Hyvä johtaja ottaa vastuun tilanteen ikävästä puolesta ja raivaa johdettavilleen turvallisen työympäristön. Tällainen johtaminen kasvattaa luottamusta johdettavan ja johtajan välillä. Se kantaa vaikeiden aikojen yli ja parantaa työn tuloksia myös pitkällä aikavälillä.

Blogikirjoitus on julkaistu aikaisemmin Henry ry:n blogina.

Lue lisää: 

► Kolme tapaa auttaa työntekijöitä poikkeusolosuhteiden aikana ja jälkeen

► Johtaminen poikkeusoloissa vaatii ekstraa

► Webinaari: Henkilöstöjohtaminen ja -viestintä poikkeusoloissa – mitä korona on opettanut meille tähän asti?