Etätyön haasteet ja ratkaisut – mitä esihenkilö voi tehdä?

Keskeisintä on kaikki muu, mikä liittyy työn tekemiseen: suunnittelu, itse työskentely, uuden oppiminen ja opettaminen, vuorovaikutus, tulosten seuranta, johtaminen, alaisena toimiminen, motivaatio, työn innostavuus, yhteisöllisyys, sitoutuminen, jaksaminen ja palkitseminen. Listaa voisi jatkaa loputtomiin, mutta kenties tärkein kysymys on, miten voimme korvata osan siitä, mikä jää puuttumaan henkilökohtaisen vuorovaikutuksen puuttuessa.

"Ikävä työkavereita" ei ole vain klisee – nämä sanat kätkevät sisäänsä monimuotoisuuden, persoonallisuuden, tunteet ja inhimillisen vuorovaikutuksen rikkauden, joita on haastavaa toteuttaa etätyöympäristössä.

Miten sitten johtaa etätyötä? Kuinka varmistetaan, että virtuaalitiimit pysyvät motivoituneina ja ajan tasalla siitä, mitä tiimissä, organisaatiossa ja koko työyhteisössä tapahtuu?

Yhteistyö etätyössä – kuinka johtaa etä- ja virtuaalitiimiä?

Etä- tai virtuaalitiimin johtamisessa piilee haasteita, joita on tärkeää ymmärtää monelta näkökulmalta. Kun työskentely ei enää tapahdu fyysisesti samassa tilassa, luottamuksen rakentaminen, tiimityöskentelyn ylläpitäminen, tukeminen ja suoritusten seuranta sekä konfliktien ratkaiseminen vaikeutuvat. Näitä tehtäviä on helpompi hoitaa, kun ihmiset voivat nähdä toisensa ja tuntea yhteyden.

Yksin etätyötä tehdessä on haastavaa hahmottaa kokonaiskuvaa verrattuna tilanteeseen, jossa työskennellään yhdessä. Etätyöntekijälle voi olla vaikeaa ymmärtää kaikkia työn osa-alueita ja niiden keskinäistä yhteyttä sekä oman panoksensa merkitystä.

Vaikka työtä tehdään fyysisesti erillään, työntekijöiden tehtävät ja työskentely liittyvät edelleen toisiinsa. Yhteisöllisyys on edelleen tärkeää. Tämä saattaa unohtua, kun työskennellään kotona. Siksi etäjohtamisessa on erityisen tärkeää panostaa tiimien yhteenkuuluvuuteen ja vuorovaikutukseen.

Etätyössä väärinymmärtämisen riski kasvaa. Vaikka voimme olettaa, että viestimme on ymmärretty oikein, todellisuus voi olla toinen. Siksi etäjohtamisessa onkin hyvä ottaa pulssia viestinnän perillemenosta säännöllisesti.

Luottamuksen merkitys etätyössä: tiimityö, motivaatio ja yksilöllinen tuki

Kun teemme etätyötä, huomaamme, kuinka olennaisen tärkeää sosiaalinen vuorovaikutus on. Työkavereiden tapaaminen ja kanssakäyminen synnyttävät luottamusta ja yhteisöllisyyden tunnetta. Nämä tunteet ovat ratkaisevan tärkeitä työhyvinvoinnin kannalta, ja niiden ylläpito on etäjohtamisessa erityisen haastavaa.

Virtuaalitiimissä luottamuksen rakentaminen on haasteellista, mutta sitäkin tärkeämpää, koska se on avainasemassa myös motivaation ylläpitämisessä. Jokainen meistä on yksilö, jolla on erilainen itseohjautuvuuden ja itsekurin taso. Tämän vuoksi yksilöllinen tuki ja asianmukainen ohjaus korostuvat päivittäisessä työssä.

Virtuaalitiimin jäsenet tarvitsevat aikaa, huomiota ja ennen kaikkea arvostusta yksilöinä.

Etätyössä ihmisten erilaisuus korostuu, ja aikaisempia käytäntöjä on syytä arvioida uudelleen. Osa saattaa tuntea hallinnan menetystä, toiset haluavat keskustella enemmän työasioista ja työskentelytavoista. Esihenkilön tehtävänä on löytää tasapaino, joka mahdollistaa työn sujuvuuden, tarjoaa yksilöille tarvittavaa tukea ja auttaa heitä tuntemaan itsensä arvokkaaksi osaksi tiimiä, yhteistä tavoitetta ja saavutuksia.

Johda etätyötä menestyksekkäästi: itseohjautuminen, rutiini ja kommunikaatio

• Ensimmäiseksi tärkeintä on huolehtia omasta hyvinvoinnista: syö terveellisesti, liiku säännöllisesti ja nuku riittävästi. Kannusta myös muita tekemään samoin, keskustele hyvistä käytännöistä ja jaa omia kokemuksiasi. 
• Pidä kiinni rutiineista aina kun mahdollista – säännöllisyys toimii virtuaalisestikin, ja rutiinit auttavat säästämään energiaa. Keskustele tiimisi kanssa ja sovi yhdessä mahdollisista poikkeuksista. 
• Hyödynnä erilaiset joustomahdollisuudet – etätyö voi tarjota enemmän joustavuutta arkeen. 
• Ole tiiviisti yhteydessä esihenkilöösi, jaa huolesi, ilosi ja oppisi – älä unohda, että te molemmat olette palveluammatissa.

Hyvä tiimityö etänä: kommunikaatio, yhteydenpito ja itsenäisyys

• Pidä säännöllistä yhteyttä tiimin jäseniin. Etätyössä päivittäiset kohtaamiset ovat vähäisempiä, joten varaa kalenteriin epämuodollista aikaa keskusteluille. Laita kalenteriin aikaa "Mitä kuuluu" -juttutuokioille, kuten kahvitauoilla tai satunnaisissa tapaamisissa työpaikalla. Voit myös järjestää nopeita aamupalavereita tai rentoutua perjantai-iltapäivisin virtuaali-irrottelussa.
• Jotkut tiimiläiset saattavat tuntea yksinäisyyttä. Kuuntele heitä ja anna aikaa jakaa tunteita ja huolia. Yhdessä voitte pohtia, miten voitte tukea toisianne eteenpäin.
• Soita tiimiläisille sympatiasoittoja ilman varsinaista työasiaa. Kysy kuulumisia ja miten etätyö sujuu käytännössä.
• Huomioi tiimiläisten hyvinvointi ja kiinnitä huomiota tavallisuudesta poikkeaviin signaaleihin. Etätyö voi olla suuri muutos joillekin, joten tarjoa virtuaalista tukea tunteiden ja huolien käsittelyssä.

Kannusta etätyössä itsenäisyyteen

• Anna tiimiläisille vapaus organisoida työnsä omalla tavallaan, se edistää hyvinvointia. Etätyössä kaikkien ei tarvitse työskennellä samanaikaisesti.
• Keskitä huomio työn lopputulokseen, ei niinkään työskentelytapaan.
• Tärkeintä on, että kaikki ymmärtävät, milloin työtehtävät tulee olla valmiita, eikä niinkään tarkkaan miten ne suoritetaan.
  
  

Kuuntele ja viesti etätyössä

• Opettele kuuntelemaan ja reagoimaan herkästi tiimiläisten tarpeisiin ja tilanteisiin.
• Näytä, että haluat ymmärtää ja toimi ratkaisukeskeisesti.
• Uskalla kysyä, miten asiat sujuvat tai ovatko kaikki ajan tasalla työn edistymisen suhteen.
• Suosi puhelua sähköpostin sijaan – puhelu on henkilökohtaisempi. Videopuhelut luovat läsnäolon tuntua.
• Kerro myös työn edistymisestä ja saavutuksista. Älä unohda kiittää hyvin tehdystä työstä!
• Huolehdi, että kaikilla on selkeät prioriteetit töiden suhteen.
• Järjestä palavereja erilaisilla kokoonpanoilla. Varmista, että kaikki ovat mukana ja kokevat oman panoksensa merkittäväksi.

Miksi hyvä johtaminen korostuu etätyössä?

Vaikka etätyö ei ole uusi ilmiö, etätyön johtaminen vaatii erityistä huomioita. Johtaminen etätyössä noudattaa hyvän johtamisen periaatteita, mutta etätyö asettaa omat haasteensa. Vain noin joka neljäs johtaja on saanut valmennusta etätyöhön, ja jopa joka kolmas virtuaalitiimin johtaminen ei täytä odotuksia.

Tärkeää on välttää "hälyjohtamista", jossa hyöritään palaverista toiseen, puhutaan enemmän kuin kuunnellaan, ja oletetaan olevansa selkeä, vaikka todellisuudessa ymmärrys voi jäädä puutteelliseksi. Menestyksekäs johtaminen etätyössä edellyttää tasapainoista lähestymistapaa ja ymmärrystä siitä, että etätiimit voivat olla perinteisiä lähitiimejä tehokkaampia.

ManpowerGroup® on johtava globaali henkilöstö- ja työvoimaratkaisujen sekä ulkoistettujen palveluratkaisujen asiantuntija, kehittäjä ja tuottaja, joka auttaa organisaatioita uudistumaan nopeasti muuttuvassa työn maailmassa. Asiantuntijabrändimme Manpower®, Experis® ja Talent Solutions palvelevat hakijoita ja asiakkaita yli 75 maassa. Lue lisää: www.manpowergroup.fi