Projektiulkoistus vai resursointi - kumpi on fiksumpi tapa ratkaista IT-haaste?

Vanhat verkkosivut eivät toimi mobiililaitteilla. 15 vuotta sitten hankittu ERP-järjestelmä ei enää palvele yrityksen tarpeita. Uusi mobiilipalvelu on suunnitteilla, ja sen taustalle tarvitaan toimiva softa.

Jokainen yritys digitalisoituu. Uusia kehitysprojekteja syntyy kuin sieniä sateella, ja ne kaikki pitäisi saada maaliin aikataulussa ja tavoitteet saavuttaen.

Tämän saavuttamiseksi tarvitaan jatkuvasti kasvava määrä erilaista it-osaamista. Miten tätä osaamista sitten kannattaisi hankkia?

Kun kyse on täsmäosaamista vaativasta määräaikaisesta projektista, johon tarvitaan ulkopuolista it-osaamista tavalla tai toisella, pysyvä rekrytointi on yleensä kokonaisuutena vähiten fiksu valinta.

Sopisiko lyhytaikaiseen tarpeeseen sitten paremmin koko projektin ulkoistaminen vai resursointi?

Jokainen projekti alkaa aina projektisuunnittelusta jossa määritellään muun muassa sen tavoitteet, budjetti, resursointi ja aikataulutus.

Resursointia kannattaa pohtia ainakin kahdelta kantilta:

1. Onko vastaavanlaista projektia aiemmin tehty yrityksen sisällä, ja miten se onnistui? Mitä osaamista vaaditaan?
2. Kuinka paljon omia it-osaajia löytyy, mitkä heidän osaamisalueensa ovat ja kannattaako heitä irrottaa uuteen projektiin?

Lähestymistavan valinnassa täytyy tietenkin huomioida monta erilaista näkökulmaa. Kokonaisuus ratkaisee resursointitavan valinnan.

Koko projektin ulkoistaminen

Koko projektin ulkoistamiselle voi olla muitakin päteviä perusteluita kuin omien resurssien ja osaamisen puuttuminen. Usein halutaan tuoreita näkökulmia talon ulkopuolelta, tai ulkoistaminen voi olla kokonaistaloudellisesti kannattavampaa. Usein on myös etenemisen varmistamiseksi hyvä vaihtoehto siirtää vastuu ulkopuoliselle taholle.

Kumppanivalinnassa tärkeintä on, että toimeksiantaja ja toimittaja ymmärtävät toisiaan saumattomasti. Tietenkin referenssit ja mahdollinen toimialaosaaminen näyttelevät myös tärkeää roolia. Yhteistyön ja kommunikaation täytyy jatkua tiiviinä myös aloitusvaiheen jälkeen. Täydellistä ulkoistusta ei ole olemassakaan – myös ostavan osapuolen täytyy kantaa oma vastuunsa projektin etenemisestä, esimerkiksi nimittämällä oma projektipäällikkö ulkoistuskumppanin projektijohdon aisapariksi.

Ulkoistuksen haittapuolia voivat korkeiden kustannusten lisäksi olla kaiken projektiin liittyvän osaamisen ja ymmärryksen karkaaminen oman talon ulkopuolelle. Kun projekti on ohi, lähtevät taitavat kehittäjät, projektipäälliköt sekä arkkitehdit uusien haasteiden pariin. Se saattaa tehdä myös ylläpidosta ja jatkokehityksestä haastavaa.

Projektin osaamispohjainen resursointi

Kun it-projekti on jo käynnissä tai hyvin luonnosteltuna työpöydällä, ovat tarvittavat henkilöstöresurssit ja osaamisalueet yleensä jo tarkasti tiedossa. Tällöin yleensä suurin osa osallistuvista tekijöistä on yrityksen omaa väkeä tai jo jonkin aikaa talossa toimineita alihankkijoiden edustajia. Silloin mahdolliset tarvittavat lisäresurssit saadaan tuotua sisään projektiin nopeasti ja tehokkaasti.

Mekin resursoimme usein tällaisia tapauksia, joissa omia tekijöitä ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi, tai heitä ei haluta irrottaa muista tehtävistä projektin käyttöön.

Yleisimmin joukkoon kaivataan kehittäjiä. Toinen suosittu ulkoa hankittava resurssi on projektipäällikkö, jota yrityksellä itsellään ei ole tarvetta pitää omassa jatkuvassa vahvuudessaan.

Tähän väliin mahtuu vielä monta muuta projektiresursoinnin muotoa. Esimerkiksi projekti saatetaan ulkoistaa, mutta siihen on haluttu sitouttaa myös muutama oma kehittäjä, jotta projektiin liittyvä hiljainen tieto säilyy omassa organisaatiossa.

Mitä kaikkea täytyy huomioida, kun etsii ratkaisua IT-osaamistarpeeseensa? Lisää asiaa IT-osaamisen eri hankintatavoista ja niiden ominaispiirteistä löydät oppaastamme. Lataa Mistä niitä devaajia löytyy – Johtajan opas IT-osaamisen hankintaan täältä: