Etätyö tökkii, muttei tekniikan vuoksi – mitä esimies voi miettiä ja tehdä?

Etätyöt jatkuvat monilla työpaikoilla, ja todennäköistä on, että ainakin tietotyöläisillä etäily jää pysyväksi ja aikaisempaa isommaksi osaksi työntekoa. Etätyön sanotaan vauhdittaneen teknologista digiloikkaa, mutta tekninen suoriutuminen on kuitenkin vain pieni osa etätyössä onnistumista.

Paljon sitä tärkeämpää on kaikki muu työhön liittyvä: suunnittelu, varsinainen tekeminen, uuden oppiminen tai opettaminen, vuorovaikutus, tulosten seuranta, johtaminen, johdettavana oleminen, motivaatio, työn imu, innostus, yhteisöllisyys, sitoutuminen, jaksaminen, palkitseminen. Luetteloa voisi jatkaa loputtomiin, mutta ehkä tärkein kysymys on se, miten pystyisimme kompensoimaan edes osan siitä, mikä menetetään henkilökohtaisen vuorovaikutuksen puuttuessa.

”Ikävä työkavereita” ei ole keksitty hokema – näihin kahteen sanaan sisältyy kaikki se monimuotoisuus, persoonallisuus, emootio ja inhimillisen kanssakäymisen rikkaus, joita on vaikeampi saada elämään etätyömoodissa.

Miten etätyötä sitten pitäisi johtaa, etenkin nyt, kun se näyttää jatkuvan pitkään? Miten varmistetaan, että myös virtuaalitiimeissä pysytään motivoituneina ja kärryillä siitä, mitä tiimissä, organisaatiossa ja koko työyhteisössä tapahtuu?

Etätyössäkin töitä tehdään yhdessä

Etä- tai virtuaalitiimin johtamiseen liittyy haasteita, jotka on hyvä ymmärtää eri näkökulmista. Silloin kun töitä ei enää tehdä fyysisesti samassa paikassa, on haastavampaa luoda luottamusta, pitää yllä tekemisen meininkiä, sparrata ja tarkkailla työsuorituksia tai selvittää erilaisia konflikteja. Kaikki nämä tehtävät onnistuvat luontevammin silloin, kun ihmiset näkevät ja kokevat toisensa.

”Yksin” työskennellessä näkemys työn ”isoon kuvaan” jää helposti löyhemmäksi verrattuna tilanteeseen, jossa työskennellään yhdessä. Kotona työtä tekevän voi olla hankala hahmottaa, mitä kaikkea tehdään ja miten asiat liittyvät toisiinsa ja mikä sen oman osuuden merkitys olikaan.

Vaikka töitä tehdään ”yksin ja etänä”, ihmisten työt linkittyvät edelleen toisiinsa. Työntekijöiden keskinäinen riippuvuus on olemassa. Oman keittiön pöydän ääressä tätä voi olla vaikea muistaa, ja siksi tiimien koheesioon ja riittävään vuorovaikutukseen pitää etäjohtamisessa panostaa erityisen paljon.

Etätyössä myös väärinymmärtämisen riski kasvaa. On niin helppoa luulla, että kaikki ymmärtävät mistä on kyse, mutta todellisuus voi olla jotakin ihan muuta – siksi viestinnän perillemenosta on hyvä ottaa pulssia säännöllisesti.

Luottamus on etätyössä ensiarvoisen tärkeää

Etätyötä tehdessä huomaa, että olemme sosiaalisia eläimiä. Kun näemme työkavereita ja keskustelemme heidän kanssaan, välillemme syntyy luottamusta ja yhteenkuuluvuuden tunnetta. Nämä tunteet ovat erittäin tärkeitä työssä viihtymisen kannalta, ja niiden vaaliminen on etäjohtamisessa erityisen haastavaa.

Virtuaalitiimissä luottamuksen rakentaminen on haasteellista, mutta sitäkin tärkeämpää, koska se on avaintekijä myös motivaation kannalta. Olemme kaikki erilaisia myös itseohjautuvuuden ja itsekurin suhteen. Tämän takia tiimiläisten yksilöllinen tukeminen ja sopivalla tavalla ohjaaminen korostuvat arjen työssä.

Virtuaalitiimin jäsenet tarvitsevat aikaa ja huomiota – ja arvostusta yksilöinä

Etänä ihmisten erilaisuus tuntuu korostuvan, ja aikaisemmin hyvin toimineita käytäntöjä täytyy arvioida uudelleen. Jotkut kokevat hallinnan tunteen menettämistä, toiset haluavat keskustella enemmän työasioista ja työskentelytavoista, toisilla on suurempi tarve spekuloida koronatilanteen seuraavia käänteitä. Johtajan tehtäväksi jää löytää balanssi, jossa työt tulevat hoidetuiksi, yksilöt saavat tarvitsemaansa huomiota ja kokevat olevansa tärkeä osa yhteisöä, yhteisiä tavoitteita ja onnistumisia.

Aloita itsesi johtamisesta – omien valintojen ja rutiinien reflektointi ja jakaminen

• Ihan ensiksi vanha viisaus, pidä huolta itsestäsi: syö terveellisesti, liiku säännöllisesti ja nuku riittävästi. Kannusta muita samaan, keskustele hyvistä käytännöistä, jaa kokemuksia.
• Pidä kiinni rutiineista aina kun mahdollista – säännöllisyys toimii myös virtuaalisesti, ja rutiinit säästävät energiaa – keskustele ja sovi poikkeuksista tiimisi kanssa.
• Hyödynnä erilaiset joustomahdollisuudet – poikkeustilanne aiheuttaa huomattavasti suurempaa joustotarvetta.
• Ole tiiviisti yhteydessä myös omaan esihenkilöösi, jaa huolesi, ilosi ja oppisi – älä unohda, että olette molemmat palveluammatissa.

Pidä tiiviisti yhteyttä tiimiin

• Lisää epämuodollista yhteistä aikaa. Päivittäisten kohtaamisten määrä on nyt murto-osa entisestä, siksi kalentereihin on hyvä varata myös ”Mitä kuuluu” -jutusteluaikaa, aivan kuten sitä olisi työpaikallakin, kahvikoneen ääressä ja satunnaisissa kohtaamisissa. Joillakin toimii nopea aamupalaveri, toisille sopii paremmin perjantai-iltapäivän ”virtuaali-irrottelu”.
• Osa tiimiläisistä saattaa kokea myös yksinäisyyden tunnetta. Anna aikaa kuulumisille, tunteille ja huolille; pohtikaa, kuinka yhdessä menette tästä eteenpäin.
• Tee sympatiasoittoja: soita tiimiläisille myös ilman varsinaista työasiaa, kysele, miten he voivat ja miten etätyö oikeasti sujuu.
• Keskity tiimiläisten hyvinvointiin, ole herkkänä signaaleille, jotka ovat tavallisuudesta poikkeavia. Joillekin etätyö on valtava muutos, kun tutut toimiston rutiinit ja ihmiset puuttuvat. Tunteita ja huolia voi käsitellä myös virtuaaliyhteyksissä ja etsiä ratkaisuja koettuihin haasteisiin.

Anna kunnolla itsenäisyyttä

• Anna tiimin jäsenten organisoida työnsä omalla tavallaan, se lisää jokaisen hyvinvointia. Etätyössä kaikki eivät voi tehdä töitä samalla kellonlyömällä.
• Keskity itse työn suorittamisessa lopputulokseen.
• Panosta siihen, että kaikki tietävät, milloin töiden pitää olla valmiita, ei niinkään siihen, miten ne tulee tehdä.

Kuuntele ja viesti

• Kehitä kuuntelemisen taitoa ja opettele olemaan herkkänä tiimiläisten tilanteiden ja tarpeiden suhteen.
• Osoita, että haluat ymmärtää ja toimi ratkaisukeskeisesti.
• Kysy rohkeasti, miltä tuntuu tai ovatko kaikki kartalla töiden edistymisen suhteen.
• Soita mieluummin kuin laitat sähköpostia, puhelu on henkilökohtaisempi. Videopuhelussa läsnäolo toimii parhaiten.
• Kerro myös, miten työt edistyvät ja mitä on saatu aikaan. Muista kiittää hyvästä työstä!
• Pidä huolta, että kaikilla on töiden suhteen priorisoinnit kohdillaan.
• Pidä palavereja erilaisilla kokoonpanoilla. Huolehdi, että kaikki pääsevät mukaan ja kokevat oman työnsä tärkeäksi.
  
  

Miksi hyvä johtaminen on etätyössä erityisen tärkeää?

Nyrkkisääntö on, että etätyön johtamisessa pätevät samat säännöt kuin hyvässä johtamisessa muutenkin. Etätyössä johtamisen vaikeuskerroin kuitenkin kasvaa. Vaikka etätyö ei sinänsä uusi ilmiö olekaan, johtajista vai noin joka neljäs on saanut jonkinlaista valmennusta etätyöhön ja etäjohtamiseen, ja tutkimusten mukaan jopa joka kolmannen virtuaalitiimin johtaminen epäonnistuu eikä odotuksia pystytä täyttämään.

Omassa työssään kannattaa kiinnittää huomiota siihen, ettei muutu ”hälyjohtajaksi”, joka kiiruhtaa palaverista toiseen, puhuu enemmän kuin kuuntelee, luulee olevansa selkeä, mutta ei koskaan kysy, ymmärtävätkö toiset häntä, ja lopputuloksena on runsas joukko hämmentyneitä ihmisiä.

Ole kärsivällinen – nykytilanne on meille kaikille uusi ja vastaan tulee kaikenlaisia kommelluksia. Varsinkin perheelliset työntekijät voivat olla erityisen lujilla, kun korona vaikuttaa kouluun ja lastenhoitoon.

Ja pidä mielessä, että johtaminen onnistuu myös virtuaalitiimeissä ja että etätiimit voivat olla lähitiimejä tehokkaampia – monille etätyö voi sopia perinteistä mallia paremmin.

Lue lisää: 

Johtaminen poikkeusoloissa vaatii ekstraa

Kolme tapaa auttaa työntekijöitä poikkeusolosuhteiden aikana ja jälkeen