Yrityksen toimitilat muuttavat – entä neuvotteluhuoneen AV-laitteet? Näin vältät kaaoksen!

Kun yrityksen toimitilat muuttavat, muutakin kuin henkilöstö, kahvikone ja konttorikasvit pitää saada uuteen osoitteeseen. Yksi kriittinen – ja usein aliarvioitu – osa muuttoa on neuvotteluhuoneiden AV-laitteiden siirto ja käyttöönotto. Jos tämän hoitaa hutiloiden, ensimmäinen palaveri uudessa toimistossa voi mennä pantomiimikisaksi ilman ääntä ja kuvaa.

Miten varmistetaan, että AV-laitteet siirtyvät sujuvasti? Tässä tärkeimmät asiat, jotka kannattaa ottaa huomioon – ja kuinka monipuolinen henkilöstö- ja IT-talomme voi auttaa!

1. Älä revi johtoja seinästä – aloita suunnittelulla

Ennen kuin ensimmäistäkään ruuvia irrotetaan, on hyvä tehdä kartoituskäynti vanhassa tilassa. Käymme läpi, mitä laitteita on käytössä, missä ne sijaitsevat ja kuinka ne on asennettu. Näin vältytään tilanteelta, jossa uuden toimiston seinää tuijottaa kasa irrallisia johtoja ja ihmetellään, mihin ne pitäisi yhdistää.

Tärkeää: Listaa kaikki AV-laitteet ja ota kuvat nykyisistä asennuksista. Tämä helpottaa uuden tilan suunnittelua.

2. Purkaminen, pakkaaminen ja paikkaukset

Laitteiden purkaminen ei ole vain irrottamista seinästä – se on tarkkaa työtä, joka kannattaa tehdä huolella. Kun laitteet irrotetaan, pitää varmistaa, että johdot ja kiinnikkeet pysyvät järjestyksessä, ja seinien mahdolliset reiät voidaan paikata.

AV-laitteet pakataan asianmukaisesti, jotta ne eivät vahingoitu kuljetuksessa. Erityisesti näyttöjen paneelien kanssa täytyy olla varovainen niin pakatessa kuin nostettaessa. On ikävää, jos uuden toimiston ensimmäisessä tapaamisessa tärkeän asiakkaan kanssa neuvotteluhuoneen näytössä vilisee värikkäät pystyraidat kalvosulkeisten sijasta.

3. Uuden neuvottelutilan suunnittelu

Muuton yhteydessä on loistava tilaisuus päivittää neuvottelutilan teknologia ja käyttömukavuus. Käymme tekemässä kartoituksen uudessa tilassa ja suunnittelemme, mihin ja miten laitteet kannattaa asentaa.

Samalla voidaan miettiä tarvittavat asennustarvikkeet – perus asennustarvikkeet toki kulkevat aina mukana, mutta jos tila vaatii uutta kaapelointia, telineratkaisuja, asennuksen tyylikästä maisemointia tai vaikka paremman äänentoiston, voimme olla tukena niiden hankinnassa.

4. WLAN-mittaukset ja työpisteiden asennukset

AV-järjestelmät toimivat harvoin ilman verkkoyhteyttä, joten muuton yhteydessä kannattaa tehdä myös WLAN-mittaukset. Näin varmistetaan, että yhteydet pelaavat, eikä Teams-palaveri muutu robottiääniseksi diashow’ksi.

Samalla voimme auttaa työasemien ja työpisteiden muutossa sekä asennuksessa, jotta työnteko voi jatkua ilman pitkiä katkoksia.

5. Vanhojen laitteiden kierrätys

Jos muuton yhteydessä käy ilmi, että osa laitteista on elinkaarensa päässä, ne voi kierrättää tietoturvallisesti ja ympäristöystävällisesti. Tarjoamme jälkimarkkinointipalvelun, joka huolehtii laitteiden turvallisesta poistosta ja mahdollisesta uudelleenkäytöstä. Tietoturvallisesta tyhjentämisestä toimitamme asianmukaisen dokumentaation.

6. Asennus, käyttöönotto ja tuki

Kun kaikki on paikoillaan, ei riitä, että laitteet vain ruuvataan seinään – ne pitää myös säätää käyttökuntoon ja varmistaa, että ne toimivat odotetusti. Meiltä saat myös käyttöopastuksen, jotta ensimmäinen palaveri uudessa neuvotteluhuoneessa sujuu ilman hikoilua ja paniikkisoittoja IT-osastolle.

Ja jos apua tarvitaan myöhemmin, tarjoamme myös jatkuvaa tukea – emme katoa paikalta kuin langaton yhteys huonosti suunnitellussa verkkoinfrassa.

Toimitilamuutto voi olla stressaavaa, mutta AV-laitteiden siirron ei tarvitse olla. Meidän avullamme neuvotteluhuoneesi tekniikka siirtyy uuteen osoitteeseen hallitusti ja ilman ylimääräisiä yllätyksiä.

Lue palvelustamme tarkemmin ja suunnitellaan muutto yhdessä. Näin ensimmäinen kokous uudessa toimistossa alkaa sujuvasti, eikä säätämällä HDMI-kaapeleiden kanssa!