Etäperehdytys – kuinka onnistun?

Uusi työntekijä on aloittamassa ensi viikolla, etkä pysty tapaamaan häntä kasvokkain koronaviruksen aiheuttaman tilanteen takia. Asiat kannattaa laittaa perspektiiviin ja kysyä itseltä, miten perehdytys hoituu fyysisen läsnäolon puuttuessa. Monessa globaalissa yrityksessä yhteistyö onnistuu varsin hyvin, vaikkeivät työntekijät olisi koskaan tavanneet toisiaan. Kokosimme yhteen parhaat vinkit uuden työntekijän perehdyttämiseen etänä.

Manpowerin konsulttitiimissä hajautetun tiimin malli on ollut käytössä jo pitkään ja tästä syystä myös perehdytyksiä toteutetaan etänä. Alkuvuodesta olemme perehdyttäneet mm. uuden Sourcing- konsulttimme etänä, ja meillä on tästä ainoastaan positiivisia kokemuksia.

Perehdytyksen toteuttaminen oli jopa helpompaa, koska molemmilla oli omat koneet käytössä, ja näyttöä pystyi jakamaan puolin ja toisin. Uusi konsultti sai perehdytyksestä enemmän irti omalta koneelta käsin seuratessaan perehdyttäjän ohjeistuksia, verrattuna perinteiseen tilanteeseen, jossa molemmat olisivat tihrustaneet samaa neljäntoista tuuman näyttöä. 300 kilometrin välimatka ei tuonut perehdytykselle lisähaasteita, eikä meidän kokemuksemme mukaan fyysinen läsnäolo olisi tuonut siihen lisäarvoa.

Käytäntö etäperehdytyksen toteutuksessa

Ennen työsuhteen aloitusta kannattaa panostaa perehdytyksen suunnitteluun ja valmisteluun. Huolehdi siitä, että laitteet ja tunnukset toimivat heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Varmista erityisesti etäyhteyden toimivuus, jotta saat alussa kuvan näkymään ja äänen kuulumaan. Tarvittaessa laitteet voi toimittaa aina kotiovelle asti.

Laadi työntekijälle jaettava perehdytyssuunnitelma, johon voitte molemmat lisätä tietoja reaaliajassa. Sinun ei tarvitse kirjoittaa kaikkea ylös ja suunnitelman tarkoitus onkin toimia pohjana. Suunnitelman myötä työntekijä hahmottaa paremmin kokonaisuuden, joka tulisi olla hallussa perehdytysjakson jälkeen. Osallista työntekijä suunnitelman päivittämiseen ja kehota häntä kirjoittamaan tärkeimmät tiedot ylös. Päivitettävän perehdytyssuunnitelman avulla voit varmistua työntekijän oppimisesta ja pysyt myös itse kärryillä siitä, mitä kaikkea on perehdytetty.

Aseta selkeät tavoitteet, ja hallitse odotuksia perehdytyksen eri vaiheissa. Kysy rohkeasti ja säännöllisesti työntekijältä, miltä vastuunottaminen asiakokonaisuuksista tuntuu perehdytyksen eri vaiheissa. Muista myös miettiä aiheita työntekijän omatoimiselle tutustumiselle silloin, kun olet itse sidottu muihin työtehtäviin.

Fyysinen etäisyys – henkinen läheisyys

Etäperehdytyksessä sosiaaliset suhteet ja tiimihenki eivät synny itsestään. Varaa työntekijöiden kalenteriin yhteistä aikaa kahdenkeskisille keskusteluille ja tutustumiselle. Hyviä tutustumisen keinoja ovat yhteiset lounas- ja kahvihetket, jolloin työasiat ovat kiellettyjä.

Mainitse säännöllisesti, että sinua saa häiritä niin pienissä kuin suurissakin asioissa ja pidä huolta, että sinulla on aina aikaa työntekijälle. Tällä tavalla rakennat luottamusta ja annat työntekijälle rohkeutta ottaa mieltä askarruttavia asioita esille.

Uudelle työntekijälle on hyvä määrittää etätukihenkilö, joka toimii vastaavassa roolissa kuin aloittava työntekijä. Toisena vaihtoehtona on tukihenkilö, jonka tiedät hallitsevan kyseisessä tehtävässä vaadittavia asioita. Näin uudella työntekijällä on useampi kontakti, johon voi ottaa matalalla kynnyksellä yhteyttä, ja jotka yhdessä voivat pitää huolta työntekijän tiimiyttämisestä.

Ja muista - perehdytyksen onnistuminen ei riipu niinkään paikasta vaan suunnitelmallisuudesta sekä avoimesta, kanavasta riippumattomasta sujuvasta kommunikaatiosta.

Lue lisää: 

► Kolme tapaa auttaa työntekijöitä poikkeusolosuhteiden aikana ja jälkeen

► Johtaminen poikkeusoloissa vaatii ekstraa

► Kun etäjohtamisesta tuli normi yhdessä yössä

► Webinaari: Henkilöstöjohtaminen ja -viestintä poikkeusoloissa – mitä korona on opettanut meille tähän asti?